Att ha ett litet företag betyder ofta att färre människor är tillgängliga, de har mindre tid och de måste ofta göra flera olika uppgifter samtidigt. Att ha bestämt kontor kan spara tid, stress och pengar för alla inblandade. Standardproceduren innebär att alla parter vet hur man går vidare i sin dagliga verksamhet och där det slutliga ansvaret ligger.
Mänskliga resursfrågor
Mänskliga resurser är ett område där förutbestämda policies och förfaranden mest kan eliminera förvirring och konflikt. Det bör finnas tydliga förfaranden för frånvaro, telefonanvändning, sjuklön, semesterförfrågningar, hälsoförsäkringsfrågor och arbetssäkerhet. Det är ofta en bra idé att sammanställa en manual, oavsett hur liten, för att ge svar på olika problem före problem. Medarbetarkonflikter, stöld, trakasserier, våld på arbetsplatsen och andra viktiga frågor kan ledas av tydliga policyer och förfaranden för hantering av dessa situationer. Medarbetarrecensioner och varningar kan täckas samt förmånspaket och andra frågor.
Arbetsuppgifter
Små kontor i synnerhet kan ha svårigheter med att beskriva de exakta arbetsuppgifterna för personal. Förvirring kan elimineras genom att se till att medarbetarna vet vad deras jobb innebär och vilka ytterligare uppgifter de kan behöva täcka. Det kan kräva organisationsdiagram som indikerar vem som tar över när andra är ute av kontoret på sjukdagar eller semestertid. Tydlig redogörelse för vem som har det sista ordet på specifika områden kan gå långt för att förhindra förvirring och hårda känslor inom kontorsnätverket. Enligt Smallbiztrends.com är kontorschefen troligen den som tar en extra uppgift som personal, inköp och informationstekniska problem som går utöver traditionella plikter.
Finansiella förfaranden
Kostnaderna kan snabbt komma slut när man driver ett litet företag, så ett användarvänligt kontorsprogram är avgörande för goda kontor. Leverantörsskulder och kundfordringar på daglig basis kan enkelt nås för att säkerställa att verksamheten går inom budgetbegränsningar. Tillgång till finansiella data kan begränsas till dem som behöver veta. Förfaranden för hantering av kontanter och små inköp bör vara tydliga med enkel registrering. Former bör standardiseras för inköp, lager, fakturering och underhållsproblem.
