Oavsett om du är ett enmanslag eller ett fullfjädrad företag med kontor och rutiner är det ett bra sätt att fastställa några grundläggande regler för ditt företag. Det hjälper dig inte bara med dagliga uppgifter, men det kan också hjälpa dina nya anställningar när de kommer igång och dina etablerade anställda när de behöver kontrollera administrativa frågor.
Fastställa riktlinjer och göra dem tillgängliga
Att skapa en manual för 2000-talets kontor är ett bra ställe att börja. Kontorshandboken bör innehålla processer och förfaranden för viktiga aspekter av ditt företag och bör innehålla några anmärkningsvärda punkter från federala, statliga och lokala arbetslagar. Inkludera information om ledighet, icke-diskriminerande politik och ersättning för arbetstagare.
Det här är också där du kan inkludera ditt företags uppdrag, vision och kärnvärden. Dessa hjälper alla i verksamheten att hålla sig på rätt spår och arbeta mot samma mål. Det kan innehålla riktlinjer för anställdas beteende, klädkod, rökning, kontorstid, lön, kampanjer och förmåner. Gör din handbok tillgänglig för varje anställd genom att erbjuda den både online och i tryck. Ge en kopia av alla anställda och be dem att underteckna ett bekräftelsebrev som säger att de har läst riktlinjerna och förstått dem.
Med tanke på teknik i 21st Century Office
I ett 21st century kontor är det viktigt att integrera tekniken i dina riktlinjer. Oavsett branschen där du arbetar, spelar tekniken en viktig roll i kontorsförfaranden. Många saker görs på datorer och smartphones. Bestäm om ditt företag tillåter användning av kontorteknik av personliga skäl och vad dina säkerhetsåtgärder är. Får anställda använda sina telefoner medan de arbetar? Genom att upprätta sådana regler kommer du att kunna rensa eventuella meningsskiljaktigheter innan de händer.
Skapa riktlinjer för varje roll eller avdelning
Beroende på ditt företag kan du välja att upprätta förfaranden för varje avdelning eller varje roll i företaget. Om du till exempel har en tillverkningsavdelning kommer deras förfaranden utan tvekan att vara annorlunda än din försäljningsavdelning och din marknadsavdelning. Genom att skriva ned dagliga rutiner för varje verksamhetsområde, hjälper du ombord nya anställda snabbare och kan hjälpa erfarna anställda när de glömmer hur man gör en viss uppgift. Att ha en referensplats hjälper dig också att hålla reda på allt i din verksamhet. Vissa kontor som har flera nivåer av personal kan välja att inkludera ett organisationsschema så att alla är medvetna om vad deras roll ligger inom den större bilden av företaget.
Att hålla kommunikationslinjerna öppna
Dina riktlinjer kan uppdateras när ett nytt viktigt element behöver ingå. De behöver inte sättas i sten. Se till att du regelbundet kommunicerar med din personal när du lägger till något i kontorsförfarandena eller kontorshandboken. Dessutom bör alla dina kontorspraxis vara lättillgängliga. Se till att din personal vet var de kan söka hjälp om de har en fråga om semestertid, mobiltelefonanvändning, arbetskompensation eller annan modern kontorspraxis.
