Även i ett personkontor är organiserande kontorsrutiner avgörande för en effektiv drift av ett företag. Att skapa en uppsättning organiserade förfaranden gör det lättare att driva ett företag och minskar den tid som behövs för överheaduppgifter, såsom arkivering, inköp och grundläggande pappersarbete.
Föremål du behöver
-
Ordbehandlingsprogram
-
Skrivare
-
Tre-ringsbindemedel
Skapa en lista över rutiner som behöver organiseras. Se till att du listar alla kontorsrutiner som du förväntar dig att göra i framtiden, även om de görs sällan.
Bestäm den person som för närvarande ansvarar för varje kontor. Om mer än en person är ansvarig, identifiera den som utför förfarandet mest effektivt, eller vem är mest artikulerade när det gäller att beskriva förfarandet.
Begär att varje person skriver ner en detaljerad beskrivning av hur de utför varje kontor. Se till att varje person följer ett steg för steg klart format genom att tillhandahålla en mall eller ett exempel på hur varje beskrivning av kontorsrutiner ska skrivas. Begär att varje person tillhandahåller en kopia av deras beskrivning i ett gemensamt ordbehandlingsdokumentformat.
Kombinera alla kontorsbeskrivning beskrivningar i ett enda huvuddokument, organiserat i kapitel efter funktion. Till exempel gruppera alla redovisningsförfaranden i ett enda kapitel, alla fraktförfaranden till ett annat kapitel.
Skriv ut hela dokumentet och ge åtminstone ett tre-ringsbindemedel med alla kontorsprocedurer till din personal. Ge varje anställd ett separat dokument som täcker alla kontorsförfaranden som de ansvarar för och se till att all personal läser dokumenten i samband med de kontorsförfaranden som de regelbundet utför.
