"Bättre att få det skriftligt" är bland de mest uttalade försiktigheterna i näringslivet. Det är skrivande som gör att man känner sig trygg i affären som om de är skyddade eftersom allt är tydligt uttryckt. När man gör affärer kan man förklara sig själv på sidan kan göra skillnad i förhandlingar och kommunikation, inte bara med företagskollegor utan med kunder och framtidsutsikter.
Vad är de grundläggande delarna av kommunikation?
Människor kommunicerar tre sätt: muntligt, icke-verbalt och genom skriftligt ord. Effektivt talande och självständigt icke-verbalt språk går långt ifrån att ha en affär över lunch eller nätverk i en folkmassa, men det är skrivande som leder listan över arbetsförmåga som arbetsgivare söker.
Inte alla kan arbeta med ett rum, och inte alla kan kommentera en sida, men om du kan behärska både muntlig kommunikation och effektiv skrivning är det en karriär en-två slag som de få verkligen landar.
Oavsett om du kommunicerar personligen, via video, i e-post, på telefon eller via sociala medier, är det viktigt att meddelandet förstås. Men kommunikation är en tvåvägsgata. Att kunna uttrycka sig själv är viktigt, men lyssnandet är guld, särskilt i näringslivet. Lyssna bra bör vara högst upp i riktlinjerna för effektiv muntlig kommunikation. Att verkligen höra (eller läsa) vad dina kollegor, arbetsgivare och kunder säger, absorberar det och svarar på ett sätt som tillgodoser deras behov och bekymmer är den största kompetensen du någonsin kommer att behärska - och en som kommer att vara lika givande i ditt privatliv.
Vad är skriftlig kommunikation?
Skrivning används mer idag än någon gång i mänsklig historia. Från Facebook-uppdateringar och e-postmeddelanden till textmeddelanden och företagsrapporter är ord överallt. Skriftlig kommunikation är något som använder ord och språk i tryck eller skrivning på skärmen, på väggen eller i whiteboard för att förmedla ett meddelande.
Hur du använder dina ord kan, och bör, variera beroende på plattformen genom vilken du uttrycker dig själv. I affärer betyder det att det är lite mer formellt. På Facebook-affärssidor betyder det att det är lite mindre formellt. I e-postmeddelanden betyder det att det är klart men kortfattat. Den legendariska kommunikationsförfattaren Marshall McLuhan sa en gång, "Mediet är meddelandet", och idag är det fortfarande sant, men mediet definierar meddelandena.
Demystifying Skriftlig kommunikation
Varje professionell författare berättas ofta av andra att de är "så lyckliga" de kan skriva bra, eftersom de flesta beklagar hur något går förlorat mellan hjärnan på sidan.
Men att skriva är som någon färdighet eller talang: ju mer du gör det desto bättre får du. Gör inte det och du kommer att misslyckas varje gång. När du börjar skriva mer, gör det långsammare och mer eftertänksamt, och snart får du mer självsäkerhet och orden kommer att komma snabbare. Journal dagligen för hjärndump eftersom det här hjälper ditt sinne att bli tydligare, vilket i sin tur hjälper andra skrivande försök.
Och alltid, alltid redigera. Skillnaden mellan någon som tycker att de knappast kan skrivas och den professionella författaren handlar inte bara om skicklighet eller övning eller den immateriella presentgåvan - det handlar också om att redigera. De flesta professionella författare redigerar inte en eller två gånger, de redigerar flera gånger. När du redigerar, låtsas att du inte har en aning om vad du har skrivit om och läs det som om du läser det första gången. Läs det så att du hör rösten i huvudet, och om du snubblar på något medan du läser det, är det troligt att du inte har uttryckt den tanken tydligt. Försök skriva om meningen, ordna om det eller hitta mer specifika ord. Och redigera sedan igen.
Vad är effektiva skrivningens delar?
Ordval, syntax, skiljetecken och stil är alla uppenbara element i effektiv skrivning. Utan dem ses resten inte trovärdig.
Men allt det spelar ingen roll om det inte finns en bra central idé eller ett mål bakom skrivandet. Vad är kommunikationen för och vad behöver förstås? Eller på dagens språk, vad är hämtningen?
Då måste det ordnas väl. Idén måste introduceras i breda streck i den första stycket och förklaras eller beskrivas i efterföljande stycken. Anta att den som läser det inte är så bekant med ämnet och förklara tydligt men utan att vara nedlåtande. Stötta idén med bevis eller exempel eller använd citat som stärker meddelandet du skickar.
Sluta med att hänvisa till den idé du uttryckte i öppningen, men undvik att använda klichéer som "i slutsats".
Låt oss till exempel säga att du öppnar ett arbetsbrev med något liknande, "Senast har det skett en del diskussion kring tanken på att skapa mer dokumentation för kunden för att förbättra kommunikationen och öka förtroendet. Jag stöder detta förslag på grund av att … "En bra slutsats skulle referera till denna öppning, till exempel" I slutändan kan mer korrespondens med kunden verka som ett annat tungt ansvar, men jag tror att utbetalningen kommer att komma ifrån att få färre frågor från blå och skapa en bättre pågående dialog och ökat förtroende. Jag ser fram emot att diskutera detta mer i detalj."
Användbara skrivböcker och appar
Det är olyckligt att bli dömd på saker som skiljetecken eftersom det inte kommer lätt för alla, men verkligheten är människor tenderar att vara mer respekterade och betroda när de uttrycker sig väl skriftligt.
Om du ofta känner en förlust för ord eftersom du är osäker på din grammatik, syntax eller skiljetecken, är du långt ifrån ensam.
Idag har programvara som Microsoft Word grundläggande redigering för grammatik och syntax, så använd dem för första utkast. Men det finns nya spelare på blocket som Hemingway Editor-appen, som också har en skrivbordsplats där du kan kopiera och klistra in ditt skrivande för att se tydliga markerade avsnitt som anger var du går fel med förslag på att förbättra det. Även professionella författare använder den här appen.
Ett antal böcker är älskade genom att skriva proffs, som William Strunks "Element of Style" och Stephen Kings "On Writing".
Grundläggande företagsskrivningstips
- Stanna upp och tänk efter. Författare tror innan de skriver, och det gör hela skillnaden i att vara tydlig. Ha en plan innan du börjar. Begrava inte det. Håll din huvudidé framför och centrum. Börja där, håll inte det tre stycken ner.
- Håll det billigt och enkelt. Sluta använda $ 5 ord - få dina pengar värda genom att tala enkelt och tydligt. Säg "använd", inte "använd". Använd inte jargong, försök inte låta smart, låt dina idéer vara smart. Vardagsspråk kommer att uttrycka dina idéer mycket bättre och du kommer att känna dig mer bekväm som du skriver - och det kommer att visa när andra läser det.
- Slösa inte ord. Använd så få ord som möjligt och döda flera ordsatser. "Slutresultat" borde bara vara "resultat" och det finns så många fler exempel. (Microsoft Word är bra för att peka på dessa ord-slösa fraser)
- Minska adjektiv och adverb. Använd specifika ord. En "fyrdörrbil" är en sedan. Running fast är "sprinting". Använd en synonymordbok för att utöka dina val.
- Skriv mer och läs mer för att vara bättre. Att läsa mer böcker kommer att vara till hjälp för att få huvudet i ett bättre utrymme för skrivning. Att skriva dagligen, antingen i en journal eller i ett långt Facebook-brev till ditt företag, hjälper dig att bli mer självsäker när du uttrycker dig själv.
- Alltid känn din publik. Vem du skriver för kan, och borde, ändra vad du säger och hur. Var uppmärksam på vem som läser dig.
- Skicka aldrig ditt första utkast. Även professionella författare slutar att läsa och omarbeta sina e-postmeddelanden. Det första utkastet är aldrig perfekt.
- Redigera, redigera, redigera, redigera. Redigering kommer att förändra ditt liv.
