Hur man behåller företagsrekord. Korrekt underhåll av företagsrekord kan vara avgörande för organisationens framgång. Följ dessa steg.
Föremål du behöver
-
Dator med internetanslutning
-
Filsystem
Förstå vilka företagsrekord är
Håll klart, effektivt spår av företagsbeslut genom att använda mötesprotokoll och andra noteringar. Företagsrekord inkluderar alla viktiga dokument som rör ditt företag, från kontrakt till företagshyresbeslut till fastighetshyresgodkännandeformulär.
Vet att att hålla företagsrekord är inte den chore som det verkar vara när du först börjar ett företag. I framtiden kommer du att referera till dessa poster för att bestämma företagsmål, partnerinsats och till och med för att lösa in-house tvister över företagets riktning och uppdrag.
Notera alla stora företagsbeslut. Om du är osäker, registrera den. Med modern skanning och pappershantering på plats är det bra att ha tjocka köttfyllda filer som register över företagsmöten. En grundlig innehållsförteckning sparar tid i framtiden när informationen behövs.
Vet när du ska spela in
Notera protokollet till årsstämma och styrelsemöten, även när de sker via ett konferenssamtal eller via Internet. Dessa tenderar att vara mindre formella än in-house möten, men det är ofta där de bästa idéerna är bandied om.
Vet att resolutioner, oavsett om de är mellan partner eller de som bestäms av företagets anställda, är bara lika starka som det papper de skrivs på. Verbala avtal har liten vikt i företagsinställningar, varför företagsrekord är så viktigt.
tips
-
Att hålla en företagsrekord guidebok på kontoret hjälper någon som utsetts som registerhållare att korrekt formatera och indexera protokollet. När poster måste skickas på plats, behåll kopior på kontoret och i brandbeständigt, off-site-läge. Den tid du spenderar att upprätthålla en företagsrekordbok beror oftast på företagets storlek. Stora företag kan behöva anställa en anställd specifikt för att hantera rekord. Små företag kan ofta fortsätta med att spendera en timme eller så per vecka och uppdatera dokumenten.
Varning
Tänk inte att du inte har tid att korrekt registrera ditt företags beslutsfattande. Att behålla en välskriven företagsrekordbok kan spara tid och pengar, och kan spara dig när du möter tvister i framtiden. En företagsrekordbok innehåller konfidentiell information som är väsentlig för ditt företag. Ta aldrig hem eller annars ta bort det från arbetsplatsen. Du vill inte vara ansvarig för dess förlust.
