Ett företags policy- och procedurdokument är en nyckelfaktor för att upprätthålla effektivitet, konsistens och tydlig kommunikation. Vissa företag väljer att skapa individuella dokument för olika förfaranden, medan andra samlar alla policyer och förfaranden i en manual som de presenterar för varje anställd. Väl dokumenterad politik och rutiner ger fördelar till anställda, kunder och företaget.
Ställ förväntningar
Företagspolicyer ställer ofta förväntningar på anställdas beteende på ämnen som närvaro, aktualitet, klädkod, säkerhetsbestämmelser och mer. I policy- och procedurdokument anges ofta företagets ansvar gentemot sina medarbetare, inklusive lika möjligheter att hyra, semester och sjuktid, familjeledning etc. Anställningskontakter och erbjudandebrev kan hänvisa till företagets policy och procedurhandbok (eller anställningshandbok) och ange att Arbetstagaren samtycker till att följa reglerna i handboken. Vissa företag kräver att nya anställda skriver under en blankett som anger att de har tagit emot handboken.
Uppmuntra effektivitet
Det mest effektiva sättet att nå ett mål är den ultimata grunden för företagsprocesser. Det här är kanske inte det enklaste eller snabbaste sättet, men det är det minst arbetsintensiva sättet att nå målet utan att ge avkall på kvalitet, risker eller ignorera eventuella regler. Teoretiskt sett, om varje anställd följer det angivna förfarandet för varje uppgift, kommer företaget varje gång att möta alla mål på bästa möjliga sätt. I verkligheten kan det föredragna förfarandet inte vara möjligt varje gång, så många processer innehåller faktiskt en specifik policy om hur man hanterar en sådan situation. Detta kan inkludera godkännande från en högre nivå eller helt enkelt ytterligare dokumentation.
Uppmuntra konsistens
Konsistens ökar i allmänhet effektiviteten. När människor gör saker på samma sätt varje gång, kan de så småningom slutföra processen på kortare tid, vilket innebär att de kan göra mer arbete på samma tid. Konsistens ökar också förtroendet. Konsekventa metoder garanterar kunder att företaget kommer att hantera sina konton med samma omsorg och precision under varje interaktion. Konsistens hjälper medarbetare och kunder att veta vad de kan förvänta sig när de möter en viss situation.
Bo Legal
Lagar, reglerande organ eller försäkringsbolag kräver att företagen dokumenterar och distribuerar vissa processer och förfaranden. Till exempel kräver de flesta stater att företagen har en uppsättning process för att hantera arbetstagarnas ersättningskrav och för att se till att alla anställda vet hur processen fungerar. Försäkringsbolag och regleringsorgan som OSHA kräver att företagen specificerar säkerhetspolitiken, särskilt i en tillverkningsmiljö. Inkluderar denna information i ett process- och procedurdokument kan företaget uppfylla distributionskraven.
Kommunicera effektivt
Ett företag kan ha många anställda, flera platser och / eller anställda som arbetar olika skift. Anställda lämnar företaget och nya anställda kommer att gå med i företaget. Det enklaste sättet att kommunicera förväntningar och processer för alla anställda utan att sakna någon, lämna ut information eller vara inkonsekvent är att skriva och distribuera ett formellt policy- och procedurdokument. Att säkerställa att alla har tillgång till samma information bidrar också till att skydda företaget mot ogrundade felaktiga uppsägningsdräkter.
