Nästan varje organisation är beroende av datorer eller datoriserad utrustning för vissa funktioner, och många organisationer är beroende av anställda att använda datorer varje dag. Trots prislapparna som dessa maskiner bär, erbjuder de en avkastning på organisationens investering i form av effektivitetsvinster, mer professionella presentationer och till och med förbättrad kommunikation.
Effektivitet
I dagarna innan datorer blev allestädes närvarande i amerikanska organisationer, hade anställda i roller med komplexa funktioner som redovisning och analys ofta att göra avancerade beräkningar med lite mer än en penna, papper och en miniräknare. Anställda med uppgift att skapa dokument måste också skriva ut sina produktioner för hand. Datorer introducerade ett elektroniskt element som gör att anställda kan skapa digitala filer utan att skriva på papper och elektroniska kalkylblad tillåter anställda att utföra komplexa matematiska beräkningar genom att helt enkelt skriva in dem i maskinen. När en 4-H förlängningsorganisation i St. Paul, Minn.,. introducerade datorer 1986, enligt Journal of Extension, realiserade agenter snabbt effektivitetsvinster i att producera utbildningsmaterial och till och med generera pressmeddelanden.
Professionalism
Precis som datorer tillåter medarbetare att skapa dokument mer effektivt, hjälper maskinerna även medarbetarna att ge dessa dokument ett raffinerat och professionellt utseende. Snarare än att skicka in ett handskriven eller skrivet manuskript till en lokal tidning eller publikation kan anställda generera dokumentet i en programvara, kontrollera elektroniskt för stavnings- och grammatikfel och skicka in dokumentet direkt till en redaktör. Försäljningspersonal kan använda datorer för att generera diagram och diagram som visar fördelarna med sina produkter och tjänster, och presentatörer kan använda datorer för att utveckla och leverera professionella animerade och till och med interaktiva bildspel.
Datadelning
I en lista över kontorsfördelar som datorerna erbjuder, bekräftar datorwebbplatsen Spam Laws upprepade gånger datorer och nätverk för att underlätta informationsutbyte. Medarbetare på en plats kan skapa elektroniska dokument, och anställda på en annan plats - även ett annat land - kan hämta dokumentet bara några minuter senare. Eftersom elektroniska filer endast tar upp en mycket liten mängd fysiskt utrymme kan medarbetare också ta filer med dem när de reser eller elektroniskt åtkomst till dem från en avlägsen plats.
Kommunikation
Datorer möjliggör elektronisk kommunikation, och denna form av direktåtkomst utgör förmodligen en av de viktigaste fördelarna som datorer kan erbjuda en organisation. Med hjälp av elektronisk kommunikation som e-post, snabbmeddelanden och webbsändningar kan organisatoriska ledare kommunicera med ett stort antal anställda i realtid oavsett fysisk plats. Datorer hjälper också till att underlätta elektronisk kommunikation med andra större intressenter som investerare och leverantörer, och kunderna kan använda elektronisk kommunikation för att snabbt få service eller ens beställa. Datorer kan till och med hjälpa organisationer att minska kostnaderna för kommunikation genom att underlätta videokonferenser som minskar fysisk resa eller etablering av röstanslutningar som eliminerar behovet av traditionella telefoner.
