Formella rapporter är viktiga dokument, och som sådan är de beroende av att innehålla specifik information, skriven i ett specifikt format för snabb, enkel referens och användning. De flesta formella rapporter följer en uppsättning innehållsbeteckningar som anger ett problem eller problem, förslag på åtgärd och / eller rättsmedel som redan har tillämpats, konsekvenserna av åtgärder som vidtagits för att lösa problemet eller problemet och eventuella andra relevanta uppgifter. Beroende på ämnet i den formella rapporten kan dessa centrala komponenter beställas annorlunda med varierande fokus. Efter några steg säkerställs en korrekt formaterad rapport.
Skapa förstasidan först. Ange projektets titel, ditt namn / förberedarens namn, den typ av rapport som utarbetats och datumet för den formella rapporten. Centrera denna information på sidan och använd större men formella teckensnitt.
Skriv "Executive Summary." Håll den till en enda sida i längd. Inkludera en vidarebefordran som anger problemet eller problemet och dess sammanhang. Ange eventuella tekniska problem, uppdraget eller den uppgift som är avslutad eller i färd med att slutföras. Räkna upp de tekniska frågorna som är kopplade till uppgiften och det retoriska syftet för åtagandet av problemet eller problemet.
Avsluta "Executive Summary" med en kort sammanfattning. Ange projektets hypotes eller mål, metoder eller förfaranden för att ta itu med det och resultaten. Inkludera slutsatser, organisationsrekommendationer och eventuell uppföljningsaktivitet som krävs, och beskriv alla därmed sammanhängande fördelar och deras kostnader.
Konstruera "Innehållsförteckning" nästa. Använd standardreglerna för att skriva innehållsförteckningen. Centrera titeln, lista innehållet som refereras och dess sidoplacering.
Använd nästa sida för att skriva "Introduktion". Ange problemet eller problemet som fällde åtgärden ursprungligen, och det är orsaken till denna rapport. Skriv den åtgärdsdel eller uppgift som är källan till rapporten. Reveal läsaren formatet / strukturen för resten av rapporten.
Ange nästa sida "Bakgrund". Ange här de åtgärder som hittills gjorts för att lösa problemet / problemet. Inkludera eventuella litteraturkällor som är bakgrunden till eller underbygga uttalandet av problemet / problemet. Skriv också här hur det som har gjorts är i överensstämmelse med föreskrivna ansträngningar för att ta itu med det, och nämna här några uppsatta instruktioner du har följt.
Skriv nästa sida för att inkludera en "Diskussion av resultat". Ange vad som lärt sig, eller behöver vara, och motivera dina slutsatser baserade på "Bakgrund", teori och procedurer som följs.
Sluta huvuddelen av rapporten med en "Slutsats" eller "Syntes" -sida. Helt enkelt omproblemet / problemet som orsakade åtgärden och rapportera, och kula de viktigaste punkterna och rekommendationerna. Inkludera den sista sidan med titeln "Referenser" och eventuellt, "Bilagor".
tips
-
Håll sektionerna korta och brutna i korta avsnitt för snabb läsning.
Varning
Motstå uppmaningen att inkludera diverse, orelaterad information.
