Månadsrapporter är värdefulla som en rekord av händelser och resulterar i en avdelning och som ett bidrag till ett företag som helhet. I utbildning ger de också användbar information från olika avdelningar om framsteg och resultat. De är en rekord som kan samlas in i större dokument för att ge en övergripande vy för ett företag eller college.
Skriv en introduktion om ämnet som anger varför du begär att du lämnar in månadsrapporter. Visa goda skäl till varför de är skyldiga och det bidrag de ska göra till verksamheten, högskolan eller universitetet som helhet.
Beskriv fördelarna för mottagarna, eftersom de flesta kommer att tänka på detta som extra arbete. En månadsrapport kan vara ett tillfälle att berömma och visa var saker har gått bra. Det kan också vara en chans att nämna områden där stöd behövs eller något behöver uppföljning. Det kan också vara en rapport om utvecklingen av ett visst projekt. Markera rapporternas betydelse för att planera och fokusera individens sinne på hans eller hennes avdelningens ansträngningar.
Ange datum och deadlines för året då de månatliga rapporterna kommer att krävas. Betona varför de måste vara i tid, eftersom de i allmänhet är ett bidrag till en större rapport och detta kan försenas om de månatliga rapporterna försenas.
Ange om möjligt en mall som innehåller de huvudpunkter du vill ha i månadsrapporten. Det gör det enklare för respondenterna att slutföra och spara tid varje månad. De kan ändra mallen om det behövs. Alternativt ge riktlinjer i ditt brev för att hjälpa rapportförfattarna. Olika avdelningar kommer att ge olika uppgifter - till exempel lite ekonomisk och viss försäljning - så olika mallar kan krävas. Be rapportskribenten att lista kategorier på separata ark.
Dela varje del av brevet i stycken. Ange orsakerna till månadsrapporten i första stycket. Beskriv fördelarna för mottagarna i den andra. Ange datum och tidsfrister i tredje stycket, eller ange en separat lista med datum. Ange mallen eller riktlinjerna i fjärde stycket. Inkludera en uppskattning i sista stycket för mottagarens hjälp. Var noggrann och trevlig.
tips
-
Att skriva ett företagsbrev kräver vissa formaliteter. Om du börjar brevet med någons namn, ska det sluta "Med vänliga hälsningar". Om du börjar med "Kära herr eller fru", borde det sluta "Yours faithfully." Nedan bör hälsningen vara en referens- eller ämnesdetalj, i det här fallet "Månadsrapporter".
Varning
Skriv brevet som en förfrågan, men vara fast att rapporterna kommer att behövas varje månad.
