Första intryck räknas, så du kan bättre göra en bra, särskilt när du begär ett affärsmöte. Oavsett om du planerar att skriva till en potentiell affärspartner, en statlig tjänsteman eller en kund kan ditt val av ord göra hela skillnaden. Ett dåligt skriftligt avtal om förfrågan kan påverka din bild - och ditt varumärke. Dessutom kan det förstöra dina chanser att få ett positivt svar.
Använd en lämplig ämnesrad
När du skickar ett brev för avtalsförfrågan, se till att ämnesraden lyfter fram din avsikt att möta mottagaren. Håll det kort och enkelt. Här är några exempel:
- Mötesförfrågan
- Begäran om mötesbeställning
- Mötesförfrågan brev
- Begäran att träffas (dag i veckan)
- Schemalägger ett möte
Beroende på dina inställningar kan du placera ämnesraden ovanför eller under mottagarens adress. Om du vill kontakta mottagaren online kan du använda samma ämnesrad för ditt mail och brev.
Introducera dig själv
Börja brevet genom att introducera dig själv. Om du träffade mottagaren vid något tillfälle, var noga med att nämna det. Ge en kort beskrivning av din organisation eller dess uppdrag om det behövs. Till exempel kan du säga något som:
Kära representant (efternamn)
Jag heter (ditt namn) och jag kontaktar dig på uppdrag av (företagsnamn). Vi har ett gemensamt intresse för … och jag skulle vilja diskutera mer.
Om du har en remiss kan du börja med: (Referensnamn) nämnde att du var intresserad av att veta mer om våra produkter och tjänster. Jag skulle vilja bjuda in dig att diskutera mer på vårt kontor på (datum och tid).
Uppge mötet s syfte
Låt mottagaren veta vad som ska förväntas från mötet, inklusive hur lång tid det tar. Ge ett grovt schema och täck huvudpunkterna. Till exempel kan du säga:
Tack på förhand för din övervägande av denna begäran. Jag skulle uppskatta en möjlighet att träffa dig och diskutera hur vi skulle kunna gå med i krafter om framtida projekt.
Vårt möte kommer att omfatta en kort översikt över vår teknik och resurser samt några exempel på vårt arbete inom detta område. Vi är också intresserade av att diskutera ett potentiellt samarbete som skulle vara gynnsamt för båda parter.
Försök att förklara vad du letar efter och varför du ber om detta möte i första hand. Föreslå två eller tre datum och tider och vänligen fråga mottagarna om att bekräfta deras tillgänglighet.
Ditt brev skulle kunna säga något som:
Vänligen föreslå ett datum och en tid, vilket är enligt ditt schema.
Finns du på datum och tid? Om inte, kontakta oss på (telefonnummer) eller (e-postadress) för att schemalägga en mötetid.
Vi kommer snart att följa för att bekräfta mottagandet av detta brev och ange en dag och tid som är lämpligt för dig.
Använd rätt format
Företagsbokstäver har ett visst format. Skriv ditt namn och adress längst upp till höger på sidan. Skriv mottagarens kontaktuppgifter i vänstra hörnet av sidan eller under din adress.
Lämna breda marginaler och använd ett märkt ämne om möjligt. Håll brevet kort och till punkten; helst bör det inte överstiga en sida. Använd en formell hilsen, till exempel "Kära Herr (Mottagarens namn). "Om du inte känner till mottagarens exakta namn kan du använda "Kära herr eller fru." Avsluta brevet med "Med vänliga hälsningar", "Respektivt" "Respektivt din" eller andra formella stängningar, följt av ditt namn.
En förfrågan om tidsbegäran ska vara tydlig och koncis. Skär värdelösa ord och onödig information. Använd ett lättläst teckensnitt som Times New Roman eller Arial. Kom ihåg att korrekturläsa brevet innan du skickar det.
