Färre än 10 sidor ger en liten rapport läsare tydlig och noggrann information. Skriven i memoformat, en liten rapport är främst avsedd för internt bruk i ett företag. Du kan använda en liten rapport för att beskriva en affärsplan eller ett förslag, en strategisk plan, en marknadsplan eller en finansiell plan. Även om innehållet och terminologin kommer att variera från rapport till rapport, är grundstrukturen densamma: innehållsförteckning, introduktion, diskussion, slutsatser, rekommendationer och bilagor.
Möt med din handledare eller klient för att avgöra vilka problem som måste behandlas i rapporten och fråga honom om bakgrundsdokument eller annat supportmaterial. Ordna intervjuer eller möten med lämpliga personer på ditt kontor. Använd Internet för att få ytterligare information för din rapport.
Skapa en innehållsförteckning innan du skriver rapporten. Visualisera den faktiska rapporten och organisera informationen i sekventiell form. Innehållsförteckningen effektiviserar skrivprocessen och ger en stegvis mall för rapporten.
Skriv introduktionen. Vanligtvis en paragraf i längden anger i inledningen målets och huvudfrågorna i rapporten. Även om introduktionen innehåller bakgrundsinformation sammanfattar den inte resten av rapporten.
Ge information om den metod som används för forskning och hur informationen samlades i diskussionsdelen av rapporten. Organisera din information med lämpliga rubriker och underrubriker. Detta avsnitt är den längsta och mest komplexa delen av rapporten och innehåller de data som leder till dina slutsatser och rekommendationer.
Presentera minst två alternativa lösningar på problemet eller problemet och diskutera fördelarna och svagheterna hos var och en. När det är möjligt använd fakta och siffror som samlats in under din forskning.
Sammanfattar resultaten i slutsatsen. Påminn läsaren om huvudmålen i rapporten och de viktigaste meriterna och svagheterna i de möjliga lösningarna. Bana väg för rekommendationerna.
Ange din lösning och ge anledningarna till ditt val i rekommendationerna. Om du ger både kortfristiga och långsiktiga rekommendationer, ange tydligt alla konsekvenser.
Inkludera tabeller, tabeller eller detaljerat forskningsmaterial i bilagan i rapporten.
