Per definition är en omfattande rapport avsedd att utforska ett ämne eller en idé i stor detalj. I affärer används ofta omfattande rapporter för att utvärdera och diskutera ett företags finansiella situation. Omfattande rapporter kan också användas för andra ändamål, som att sammanfatta en ny affärsutveckling eller beskriva en ny målmarknad. Att lära sig exakt hur man skriver en omfattande rapport kan vara en användbar affärsförmåga för anställda på alla nivåer.
Innan du börjar skriva
Innan du börjar skriva din omfattande rapport, samla all relevant information, data, diagram, tabeller och dokument som du behöver referera när du skriver. Du borde skapa en skiss, ett skrivverktyg som kan hjälpa dig att organisera dina tankar i ett strukturerat format. En översikt består vanligtvis av korta meningar eller fraser som kan tjäna som utgångspunkter för de olika delarna av din rapport. Även om dessa avsnitt varierar beroende på vilken typ av rapport du skriver, kan de innehålla en sammanfattning, en introduktion, en innehållsförteckning, flera huvudkroppar, en slutsats, en bilaga och en referenssektion.
Skriva rapporten
Använd din skiss för att vägleda dig, börja med att skriva ett första utkast till den omfattande rapporten. Börja med introduktionen, som kommer att berätta läsarna vad de ska läsa och förklara de viktigaste punkter som kommer att göras i rapporten. Efter introduktionen lägger du till flera stycken eller specifika avsnitt som adresserar huvudpunkterna i din rapport. I slutet av rapporten skriver du en slutsats som sammanfattar rapporten. Slutsatsen bör konsolidera alla de viktigaste punkterna i rapporten. Det kan innehålla dina rekommendationer eller åsikter om det aktuella ämnet.
Sammanfattning
När du har skrivit din rapport är det bra att skriva en sammanfattning. Detta består av flera stycken som sammanfattar hela rapporten. Sammanfattningen ska ge läsaren en komprimerad förhandsvisning av den omfattande rapporten så att de kan välja ut höjdpunkterna. Detta avsnitt av papperet är ofta användbart för upptagna chefer som vill förhandsgranska rapporten för att få en förståelse för vad det handlar om. Ett kort exempel på en sammanfattning kan vara:
Exempel:
Digitala skjortor, Inc. erbjuder avancerade skräddarsydda skjortor utrustade med en proprietär algoritm. Våra butiker ligger i några av de finaste köpcentrana i landet, nästan uteslutande i högre inkomstskvarter. Våra säljteam är välutbildade för att skapa en hantverkare för alla kunder.
Denna rapport har fått i uppgift att beskriva detaljerna i en föreslagen ny vinge av företaget.
Med hjälp av siffror från de senaste fem åren visar rapporten att intäkterna har blivit stagnerande, medan andra avancerade återförsäljare ser rekordhöjningar. Efter omfattande forskning har undersökningsavdelningen bestämt att varje företag med rapporterad inkomstökning också hade en ökning av digitalt innehåll som förbinder dem med sina kunder.
FoU har bestämt att en digital app, som är utformad för att ge varje tröja en perfekt passform utan omfattande personliga besöksbesök, skulle skapa en betydande inkomstökning. I denna rapport beskrivs mer hur appen ska användas, mängden praktisk forskning som har gjorts och de projicerade resultaten av att anta denna teknik.
Det rekommenderas att alla butiker börjar integrera den nya digitala monterings-tekniken och att tränings- och marknadsföringsmaterial ska skapas i tid för att utnyttja den kommande säsongen.
Stödjande dokument är användbara
Ange källan till de diagram, tabeller eller grafik du använde i rapporten i bilagan och lägg till dina forskningskällor på referenssidan. Dessa stöddokument kommer att lägga vikt på dina argument.
Redigeringsprocessen
När ditt första utkast är klart, gå tillbaka igenom den omfattande rapporten för att göra ändringar och tillägg som du tycker är lämplig. Du kan sluta med flera utkast i slutet av skrivprocessen. Under hela skrivprocessen behåll din målgrupp i åtanke. Den typ av språk du använder varierar beroende på vem som ska läsa den omfattande rapporten. Om du till exempel skriver för en expert på området kan du inkludera komplexa, branschspecifika termer. Men om du skriver för en lekman, undvik att använda jargong och förvirra akronymer. I vissa fall kan det vara meningsfullt att skriva en annan omfattande rapport för varje grupp av intressenter.
När du avslutar skrivning
När du har slutfört skrivprocessen är det viktigt att korrekturläsa ditt arbete flera gånger och göra eventuella korrigeringar efter behov. Innan du skickar den omfattande rapporten till den avsedda publiken, överväg att fråga en medlem av ditt företags kommunikationsavdelning för att korrekturläsa och redigera dokumentet. Detta steg är avgörande om den övergripande rapporten kommer att läsas av allmänheten i framtiden.
Noggrannhet, ordentlig grammatik och stavning är nyckeln, speciellt om rapporten kommer att läsas av chefer på överordnad nivå i ditt företag. Medan ditt arbete inte kommer att läsas av alla medlemmar i företagets företagskontor, kan en stor omfattande rapport bara få dig att se bättre ut när kampanjtid kommer.
