Ett effektivt svar på ett brev som begär information ger kunden den begärda informationen omedelbart och undviker överflödig formulering eller fyllmedel. Att svara på kundens önskemål om information i tid ökar företagets trovärdighet.
Öppning
Ange kundens namn och kontaktinformation i det övre vänstra hörnet av brevet, i standard brevskrivningsformat. Till exempel:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Under kundens adress, sätt in det datum du skriver brevet.
Använd kundens förnamn för att personifiera brevet snarare än den generiska "Kära kunden". Den första raden efter hälsningen bör låta honom veta att brevet verkligen är ett svar på hans begäran om information: "Kära John, Som svar på din begäran om information …"
Brev Kropp
Ha kundens brev framför dig när du utarbetar ditt svar. Läs brevet igen så att du tydligt förstår den information han begär. Om kunden vill ha mer än en bit information, markera de olika objekten för att du inte lämnar någon information ut. Sedan adressera varje objekt i brevkroppen i listformat. Om det är tillämpligt, använd bulletpunkten eller numrerade formateringselement som finns i ditt program.
Stängning
Bjud in kunden att vidta åtgärder baserat på informationen du har tillhandahållit och återinför dig med ditt företag, rådgör Cynthia Perun i Entreprenör. Om du kan hjälpa kunden att placera en online-order från din företagsadress, till exempel, bjuda in honom att komma till affären för att göra det. Ta med ditt företags telefonnummer, e-postadress och webbadress. Det är okej att upprepa denna information i bokslutet - och bjuda kunden att kontakta dig om han behöver uppföljningsinformation.
tips
-
Typsnitt och grammatiska fel reflektera dåligt på din verksamhet. Innan du skickar korrespondens till kunder, inklusive svar på begäran om information, ska din administrativa assistent eller en medarbetare läsa igenom bokstäverna minst två gånger.
