När en intern utredning leder till disciplinära eller rättsliga åtgärder måste du skriva en utredningsrapport för att stödja ditt ärende. Att presentera fakta tydligt och faktiskt kan bygga en obestridlig rekord, medan en dåligt skriftlig rapport har potential att försvaga ditt ärende. Varje företagsägare borde veta vad som ska ingå i en undersökningsrapport och vilket format det ska ta.
Det grundläggande
En undersökningsrapport fungerar för att tillhandahålla fakta och ibland gör rekommendationer baserade på fakta och påståendenas karaktär. Känslighet och objektivitet är lika viktiga som korrekt information är att skapa trovärdighet. En formell konturformad rapport som skrivits i den första personen lägger också till trovärdighet. För långa rapporter kan en innehållsförteckning och numrerade sidor göra det lättare att lokalisera specifik information. Inklusive en försättsblad, även för en kort rapport, är viktig för informationens privatliv.
Öppningsavsnitt
Den första delen av rapporten bör innehålla grundläggande information, t.ex. avsändarens och mottagarens namn, och en ämnesrad som identifierar ämnet för undersökningen. I den andra delen identifiera klaganden, beskriv anklagelsen eller påståenden, ange förfrågans start- och slutdatum och identifiera informationskällor och bevis som används för att utföra undersökningen eller sammanställa rapporten. Bulleted listor är användbara för att göra information i det här avsnittet lättare att läsa.
Undersökande fakta och resultat
Nuvarande fakta i en punktlista, i berättande stycken eller en kombination av båda. Resultaten ska beskriva varje steg i undersökningen i kronologisk ordning och inkludera datum och tider när det är möjligt. Även om du kan införliva stödjande bevis i fyndsektionen är referens och sedan bifogade bevis som utställningar i slutet av rapporten ofta ett bättre val eftersom det inte avbryter rapportflödet. Detta inkluderar vittnesmål, fotografier, videofiler, dokument och skannade filer.
Slutsats
Avsluta rapporten med en eller flera berättande stycken där du sammanfattar undersökningen och, om det är lämpligt, rekommendera hur du går vidare. En sammanfattning bör innehålla en redogörelse för överträdelserna och ge tillräcklig information om att läsaren förstår vad som underbyggde undersökningen utan att läsa hela rapporten. Rekommendationer bör vara handlingsbara steg som motsvarar anklagelsens svårighetsgrad, bevisning, juridiska konsekvenser och din uppförandekod eller anställningsbeteende.
