Företag och privatpersoner brukar använda skannrar för att reproducera dokument och bilder idag. Dessa kan vara fristående enheter eller allt-i-ett-skannrar med utskriftsfunktioner. För att avgöra om en skanner är en värdefull investering måste du väga fördelarna och nackdelarna med maskinen. Variationen i särdragssätt komplicerar denna process.
Pro: Snabb reproduktion med bevarande av original
Skannrar gör det onödigt att skriva in text eller ombilda bilder. Således kan du reproducera ett dokument eller en bild på så lite som 10 sekunder, även om originalet tog timmar eller dagar att producera. Skannern kan göra denna kopia utan att skada originalet.
Con: Sidor kopieras
De flesta skannrar är byggda för att reproducera text och bilder som skrivs ut på pappersark. De är inte avsedda för att skanna 3D-objekt, även om skannern är dubbelsidig (kan skanna fram och bak). Designen innebär att du är begränsad i det du söker. 3D-skanning skulle innebära mer avancerad laserteknik som inte vanligtvis finns i den genomsnittliga kontorscannern.
Pro: Digitalisering
När du har skannat ett dokument kan du spara den skannade bilden som en fil på din dator. Du kan ändra den här filen med olika typer av program. Digitalisering av ett dokument eller en bild betyder också att du enkelt kan transportera den resulterande filen, till exempel genom att lägga den på en penna eller skicka den till en kollega via e-post.
Con: Minskning i kvalitet
En skanning är en bild av text, grafik eller båda. Som ett resultat kan skanningar aldrig vara lika bra i kvalitet som det ursprungliga objektet som du skannat, både på grund av programvaru- och hårdvarubegränsningar. Datakomprimering under digital konvertering minskar också den skannade bildens kvalitet - vissa komprimeringsformat är sämre än andra för detta. Dataförlust är kanske inte synlig för det blotta ögat, men det uppstår alltid. Det här kanske inte är en stor fråga för grundläggande textdokument, men det blir problematiskt när du behöver bevara bilddetalj och färg. Att skaffa en högre kvalitetssökning innebär generellt att skapa en större fil, som inte lagras lika enkelt eller skickas via e-post.
Con: Tekniska problem och portabilitet
Skannrarna är beroende av programvara och rörliga delar som en transportstav för att fungera, och i många fall behöver de också en värddatorn. Som ett resultat kan skannrar stöta på glitches och kräva underhåll. Det kan hända att skannern behöver nya drivrutiner eller att datorn är ansluten till skannern för att frysa. LED-lamporna kan dimma, kräva byte och skannerns sängen kan bli smutsig nog för att störa skanningskvaliteten. Sensorer kan sluta fungera på grund av felaktiga anslutningar. Skannrar kan också bli föråldrade och behöver bytas över tiden. Både underhåll och utbyte kan vara dyrt, särskilt för stora kontorsskannrar som är komplexa. Dessutom kan portabilitet vara ett problem, både på grund av skannerens storlek och på grund av skannerns beroende av att en värddatorn ska köras.
