Det "papperslösa kontoret" kan aldrig bli 100 procent realiserat. Trots stor datoranvändning behöver nästan alla företag fortfarande vissa pappersdokument. Detta är en utmaning när datorberoende företag behöver gränsa med data från pappersbaserade blanketter. "Konvertering" av fysiska data till virtuella system kan åstadkommas genom manuell datainmatning, dokumentbildning och optiskt erkännande.
Föremål du behöver
-
Pappersdokument
-
Budget för utrustning och personal
Definiera dina affärsmål och behov. Bestäm om du ska fånga kundbetalningar, bearbeta applikationer eller arkivera interna dokument. Ta reda på om du behöver spara faktiska bilder av dokumenten för elektronisk lagring, eller om du bara behöver fånga pappersbaserade data till en databas. Att göra dessa bestämningar hjälper dig att bestämma vilket databehandlingssystem som bäst passar dina behov.
Forskning företag mjukvarulösningar. Be om programvaru- och leverantörshänvisningar från företag som gör liknande datainsamling till vad du tänker göra. Fråga om du kan besöka arbetsplatser som gör den typ av pappers-till-elektronisk konvertering du tänker göra. Det bästa sättet att välja ett system är att se det i åtgärd. Om du bara tar en liten mängd data från formulär, kan du komma undan med en person som skriver data i ett Excel-kalkylblad. Men i modern verksamhet är det förmodligen inte så. Du kommer sannolikt att behöva hitta ett mjukvarusystem, och kanske till och med ny maskinvara, om dokument / bildupptagning är en del av din plan.
Jämför de mjukvarulösningar du har forskat, och välj en. Kontakta säljaren eller programvarutjänsten för att börja processen med att köpa systemet och ha det installerat. Det första steget, allmänt känt som en "upptäckt", är när säljaren reser till din webbplats för att bestämma dina exakta behov och den bästa lösningen för dem.
Fortsätt engagerade med säljaren under upptäckten och hela installationen. Fråga många frågor och ta äganderätten till projektet. uppmuntra alla anställda som ska utföra dokumentinspelning och datainmatningsaktiviteter att göra detsamma.
Testa systemet helt. Om det finns några buggar eller luckor i lösningen är det bäst att hitta dem medan säljaren är på plats. Detta kommer att göra felsökning och upplösning mycket snabbare.
tips
-
Arbeta med en ansedd leverantör, och försök att begära feedback från en av leverantörens tidigare kunder.
