Oavsett om de är belägna i privata hem, förskolor eller daghem, har barnomsorgsleverantörer lagliga och etiska skyldigheter för att skydda personuppgifterna för sina avgifter. Att ha ett system på plats för att skydda konfidentialiteten hos personuppgifter, beteende och hälsoinformation hjälper till att försäkra föräldrarna. Förtvinga det systemet kan undvika att skada förtroende för personalen, vilket kan leda föräldrar att hålla tillbaka information som påverkar deras barns vård.
Informationsprotokoll
Familjer ger namn, adresser, födelsedatum och telefonnummer när de registrerar sina barn i barnomsorg. Ansökan kan också omfatta hälso- och sysselsättningsinformation och socialförsäkringsnummer. Alla räknas som konfidentiell information som barnomsorg måste skydda för att skydda både barn och föräldrar. Familj omständigheter som ekonomiska problem och pågående skilsmässor, som kan avslöjas i samtal, utgör också konfidentiell information som endast kan delas mellan personal.
Tillämpliga föreskrifter
Den federala sjukförsäkringsportabilitets- och ansvarslagen, eller HIPAA, gäller barnomsorgsleverantörer. Statliga sekretessregler varierar emellertid. Till exempel ger Maine-lagen barnen rätt till sekretess och kräver barnomsorgsfaciliteter för att behålla konfidentialitet hos barn i vård eller tidigare omsorg. Staten Washington kräver faciliteter för att behålla konfidentiella uppgifter, men reglerar inte deras avslöjande, medan Kalifornien licensieringskrav gör. Alla stater utser barnomsorgsleverantörer som obligatoriska reportrar av misstänkt övergrepp eller försummelse, enligt U.S. Department of Health and Human Services.
Skriftliga policyer
2011 års nationella hälso- och säkerhetsprestandarder rekommenderar att barnomsorgsverksamheten har en sekretesspolicy skriftligen. Statlig lagstiftning kan till och med kräva att barnomsorgscentra ska berätta för föräldrarna om sin sekretesspolicy. En typisk policy, som ges till föräldrarna i en välkommen handbok, förklarar vilka typer av information anläggningen förvarar i en säker fil och lovar att konfidentiell information endast delas med deras tillstånd. En sekretesspolicy för anställda bör också skapas och ses över under ny hyraorientering och årliga prestationsutvärderingar.
Förbered din anläggning
Att hålla en fil för varje barn och lagra filer på alla barn under anläggningens vård i ett område som är skilt från aktivitetsrummen begränsar tillgången till konfidentiell information. Filer kan låsas som en ytterligare försiktighet, men minst en anställd bör alltid ha en nyckel vid nödsituation eller inspektion. Faciliteter kan skydda konfidentiell information som finns i medicinloggar och allergidokument genom att utse en säker plats för dem som inte är synliga för föräldrar och besökare. Anläggningen bör se till att dess licens- och inspektionsfiler innehåller inga personliga uppgifter om anställda eller barn.
Ytterligare försiktighetsåtgärder
Ett barnomsorgs webbplats och sociala medier bör inte använda videoklipp eller bilder av något barn utan föräldrars skriftliga tillstånd. Sidorna får aldrig avslöja konfidentiell information om personal, barn eller familjer. Den som gör kommentarer i online-diskussioner som avslöjar privat information bör blockeras och deras meddelanden raderas. Anläggningar bör också vidta försiktighetsåtgärder för att radera elektroniska data som förvaras på datorer och pappersdokument som innehåller konfidentiell information vid bortskaffande.
