Du är mer benägna att få de extra anställda du behöver om du fokuserar din energi på att berätta för din arbetsgivare hur de nya anställningarna kommer att gynna företaget, snarare än dig själv. Att kvantifiera ekonomisk, kundservice och produktivitetsfördelar hjälper dig att förbättra dina chanser att få den hjälp du behöver.
Steg ett: Lista problem och möjligheter
Skriv en lista med orsakerna till extra anställda. Du kanske har kompetent personal, men inte tillräckligt. Till exempel kanske du inte kan möta tidsfrister, hantera kundklagomål eller fylla beställningar i tid. Ditt behov av personal kan också bero på att du inte har rätt anställda. Detta kan leda till fel, ökade kostnader, förlorade försäljningsmöjligheter eller juridiska skulder. Frågor som orsakats av felaktig bemanning kan innehålla:
- Låg produktivitet
- Minskad effektivitet
- Ökade skador
- Dålig kundservice
- Kunddefektioner
- Ökade kostnader
- Minskad moral
- Högre anställdas omsättning
- Förlorad försäljning
- Flaskhalsar
Steg två: lista fördelarna
Skriv en lista över fördelar som lägger till personal erbjuder företaget. Detta kommer att spegla din lista över problem och möjligheter, men visa hur tillägg till arbetskraften ger företaget en avkastning på investeringen. Problem som orsakas av brist på försäljningsrepresentanter inkluderar till exempel brist på möjligheter att prospektera nya kunder, öka försäljningen från befintliga kunder och ge kundservice. Fördelarna med att lägga till personal kan innefatta ökad försäljning och intäkter - tillhandahålla antal, om möjligt - samt förbättra kundretentionen och minskad produktavkastning.
Steg tre: Beräkna utgiften
Bestäm hur mycket de begärda anslagen kommer att kosta företaget. Inkludera löner, löner, skatter, förmåner, utrustning och programvara, så företaget vet att du har gjort dina läxor. Du vill inte ge ett kostnad / nyttaförhållande i din begäran baserat på löner, bara för att finansavdelningen ska slå det numret ned genom att lägga till overheadkostnader.
Steg fyra: Skriv jobbbeskrivningar
Om du kan övertyga ditt företag behöver du anställa ytterligare personal, ledningen vill se information om de positioner du föreslår. Få en kopia av företagets organisationsschema för att avgöra var de nya anställningarna passar.Bestäm jobbtittlar och skapa detaljerade arbetsbeskrivningar som visar att dessa nya positioner kommer att tillgodose behoven eller lösa problemen du har markerat.
Steg fem: Organisera ditt dokument
Bestäm hur du presenterar informationen i ditt brev. Börja med en stark öppning som uppmärksammar det faktum att företaget har problem eller saknar en möjlighet. Anslut en konkret inverkan på problemet eller möjligheten så att företaget vet hur mycket pengar det förlorar, antingen genom ökade kostnader eller missad försäljning. När du har visat att företaget har ett konkret problem, ge din lösning. Jämför fördelarna som företaget uppnår genom att lägga till de nya anställningarna till kostnaden för att få dem ombord. Visa de förluster som företaget står inför om det inte hyr de nya arbetarna. Glöm inte att inkludera eventuella förlorade försäljningar och intäkter om företaget inte tar itu med personalen. Välj en viktig information du vill sticka ut som du kan inkludera i ett inlägg till ditt brev.
