Såsom är fallet med en strukturerad organisation måste du upprätta protokollregler. Protokoll är en uppsättning riktlinjer för kommandokedjan för hur olika medlemmar i en organisation ska kommunicera med varandra. Upprätta och hantera de olika kommunikationslinjerna inom ett företag tidigt så att alla arbetare och chefer förstår vem de ska kontakta.
Ägare till chef
Kommunikationslinjerna måste vara öppna mellan företagsägare och ledning. Det är sällsynt att en ägare talar direkt med anställda eller andra kontakter i verksamheten, som regel, när han har chefer att göra detta bildar honom. Bolagets ägare ger riktning för hur man hanterar företaget samt uppdateringar och nyheter som han vill ge medarbetare genom chefer.
Chef till anställd
Kommunikationslinjerna mellan chefer och medarbetare är avgörande för den dagliga driften av företaget. Chefer måste delegera särskilda uppgifter till arbetstagare och svara på frågor om arbetsprojekt. En chef kommunicerar ofta genom regelbundna möten med hela sin avdelning. Hon kan också planera årliga anställdas översynssessioner med enskilda arbetstagare för att diskutera prestanda och produktivitet. Förhållandet mellan en chef och en anställd kräver ömsesidig kommunikation. Om en anställd har frågor måste han be direktledaren eller handledaren att respektera kommandokedjan.
Anställd eller chef för Business Contacts
En ägare kan också behöva upprätta regler för kommunikation för sina anställda eller chefer och externa affärskontakter. Till exempel kan anställda i ett tillverkningsföretag kunna kommunicera direkt med företrädare för företag som levererar råvaror för att lämna in order eller begära information. En investerare kanske vill prata med företagets ledningsgrupp. Som venturekapitalisten Brad Feld säger, "Det är svårt att få ett företag att köra. Att ha tvingat hinder för kommunikation mellan nyckelledare och influencrar i företaget gör det bara svårare. "Samtidigt kan ägaren eller chefen tillåta för många enskilda anställda att kontakta en extern kontakt, vilket kan orsaka förvirring. Därför tilldelar chefer specifika anställda, till exempel inköpsagenter eller affärsrelationer, att kommunicera med externa affärskontakter.
Kommunikation med kunder
Möjligen är den viktigaste kommunikationslinjen vid ett företag mellan anställda i ett företag och sina kunder. Det är inte ovanligt för alla anställda, inklusive företagsägaren, att göra direktkontakt med en kund. I vissa fall är emellertid vissa anställda inte behöriga att prata med kunder eller kunder av samma anledning som de inte kan prata med tjänsteleverantörer och affärskontakter - risken för förväxling.
