Riktverket för affärskommunikation innehåller många typer av formella brev. Undersökningsbrevet, ibland stavat "förfrågan", fungerar ofta som första steget till fortsatt kommunikation. Företag mellan en konsument och producent, mellan två företag eller mellan en arbetsgivare och en anställd, börjar ofta med en parts undersökning. Kommunikation kan också sluta när författaren får det första svaret.
tips
-
När du skriver till någon för att begära information, är det ett undersökningsbrev. Du kan använda dem för att hantera alla slags frågor som sponsring, lediga platser, försäljning, projekt och finansiering.
Förfrågningsunderlag Grundläggande definition
Så, vad är ett undersökningsbrev? När en person kräver specifik information från en annan part kan den personen överväga att skriva ett förfrågningsbrev. I grund och botten ställer detta brev en fråga eller en begäran till läsaren med avsikt att övertyga läsaren att svara. Den ideella förfrågan identifierar en specifik individ som kan ge ett adekvat svar på ett kortfattat och ändamålsenligt sätt. Till exempel kan ägaren till ett bokföringsföretag skicka ett undersökningsbrev till en försäljningschef för kontorsleverantörer för att begära en katalog eller ett besök från en försäljningsrepresentant och förklara att han planerar att uppdatera eller flytta sitt företag.
Grundformat
Glöm inte att adressera ditt undersökningsbrev "till vem det kan vara" istället identifiera en särskild kontaktperson inom rubriken och hälsning av ditt brev när det är möjligt. Till exempel, om du skriver för att fråga om praktik, gör lite läxa, via telefon eller online, för att bestämma anställningschefens namn. En standard förfrågningsbrev har ungefär tre stycken. I första stycket indikeras vad författaren vill ha, till exempel information om en produkt, jobböppning eller annan begäran. till exempel:
Kära fru Smith,
Jag är en student (namn på college) som arbetar mot en kandidatexamen i barn- och ungdomsvård. Samtidigt som jag sökte en praktikplats för sommaren 20XX hittade jag din programlista för praktikmöjligheter på (namn på hemsidan.)
I andra stycket förklaras författarens anledningar att göra sin eller hennes begäran till läsaren. Förklara varför du valde att kontakta den specifika läsaren och hur den begärda informationen skulle komma till nytta för dig:
Som du är kontaktperson för praktikprogrammet skriver jag för att fråga om mer information. I slutändan söker jag en intern ställning för att förbättra mina färdigheter och erfarenhet när jag tar hand om risker för ungdomar. Hittills innehåller mina kurser och erfarenheter (lista kurser, relativ volontärarbete, andra praktikplatser.)
Den sista stycket ska binda brevet tillsammans med ett uttryck för tacksamhet för läsarens tid och hjälp. Brevet slutar typiskt med ett gratis stäng, till exempel "Med vänliga hälsningar", följt av författarens namn.
Uppmanad och oönskad
Anmälningsbrev kommer som antingen begärda eller oönskade förfrågningar. Uppdragsförfrågningsbrev uppstår oftast när ett företag annonserar sin produkt eller tjänst i hopp om att utlösa nyfikenhet hos potentiella kunder. I de situationer där konsumenten inte kan inspektera produkten på egen hand, måste konsumenten kontakta företaget genom en efterfrågad undersökningsbrev. I ett oönskat förfrågningsbrev gör mottagaren inget föregående erbjudande om information. Avsändaren begär information från en källa som antas ha svaret på en fråga, utan en inbjudan att göra det från källan.
Förväntat exempel: Bidrag och finansiering
Många stiftelser eller företag som erbjuder stipendier föredrar att få ett undersökningsbrev innan de får ett fullständigt bidragsförslag. Det här förfrågningsunderlaget, som normalt begärs, måste förklara ditt behov av finansiering och kan överstiga det grundläggande trefila formatet, men får inte överskrida tre sidor. Bortsett från den grundläggande introduktionen måste ett framgångsrikt undersökningsbrev för en bidrags- eller finansieringsförfrågan innehålla en kort beskrivning av din organisation, ett behovsförklaring, den metod du planerar att använda för att uppnå önskat resultat och andra finansieringskällor du planera att dra nytta av.
Oönskad Exempel: Praktik och jobb
De flesta undersökningsbrev för jobb och praktikplatser kommer på ett oönskat sätt. Överväg att skicka förfrågningar när du beundrar ett företag och tror att du kan dela ett ömsesidigt fördelaktigt arbetsförhållande. Börja ditt brev genom att introducera dig själv och ditt intresse för anställning med ditt företag. Uppföljning genom att kortfattat inkludera i en eller två stycken information om dina kvalifikationer och hur du tror att erfarenhet inom läsarens företag kommer att gynna både dig och företaget. Att få foten i dörren med ett företag som du beundrar ger en givande praktikupplevelse. Och vem vet? Om du har en bra passform kan det leda till en stadig position.
