Varje arbetsgivare har en moralisk och juridisk plikt att skydda verksamheten och dess anställda både från olaglig oegentlighet och från handlingar som skapar en fientlig arbetsmiljö. Genomföra en utredning när som helst du får ett klagomål eller har anledning att tro att en anställd gör sig skyldig till missförhållanden är avgörande för att uppfylla dessa ansvarsområden. Om du inte har giltiga skäl att inte göra det, informerar berörda parter att en förfrågan kommer att äga rum är ett vanligt första steg.
Intern memoformat
Även om du kan utarbeta brevet med ett memo eller företagsbrevformat, är ett meddelande vanligare för intern kommunikation. Dessutom kan titeln eller ämnesraden som är typisk i ett memo göra detta format mer effektivt. Förutom titelrubriken innehåller ett notis även datumet, namnet på varje mottagare och avsändarens namn och titel. Vänsterjustera och singelutrymme varje stycke i ett memohus och använd ett dubbelt mellanslag mellan punkterna. Inkludera speciella noteringar för att markera notatet som konfidentiellt och för att ange huruvida noteringen innehåller några bilagor eller bilagor.
Den anklagade medarbetaren
Underrätta den anklagade skriftligen innan utredningen börjar. Undersökningsbrevet ska förklara påståenden så mycket som möjligt, inklusive namn, datum och omständigheter. Beskriv undersökningsprocessen, identifiera lagliga rättigheter som den anklagade kan ha och berätta för den anklagade personen att han får chansen att berätta sin sida av berättelsen både skriftligen och under en personlig intervju. Berätta för personen om det är "verksamhet som vanligt" eller om hans roll eller arbetsuppgifter kräver ändringar tills utredningen är klar.
Väntar på undersökningsmeddelande
Inkludera den anställdes närmaste handledare och avdelningschefen i en första anmälan. Brevet ska förklara karaktären och omfattningen av den pågående utredningen. Dessutom bör brevet beskriva åtgärder som ska vidtas innan utredningen börjar, till exempel att redovisa och skydda företagets tillgångar och egendom eller ändra anställdas uppdrag. Slutligen bör brevet ange huruvida chefer och chefer kommer att delta i utredningen och i så fall definiera specifika roller och ansvarsområden.
Undersökningsintervjuer
Brev bör också gå till någon du planerar att intervjua när utredningen fortskrider. I motsats till en pågående utredningsanmälan, som kan innehålla mer än en mottagare, bör emellertid intervjuanmälan omfatta en enda mottagare i adressraden, oavsett hur många brev du skickar. Brevet ska inte innehålla några specifika uppgifter, utan istället att det anges att arbetstagaren kan intervjuas som en del av en pågående utredning, ge namnet på personen som ska genomföra intervjun och sätta ett samförståndsförväntande. Dessutom ska brevet ange att memo är konfidentiell information och inte lämplig för diskussioner mellan kontor.
