Utveckling av en avdelningsbudget kräver en grundlig förståelse av processen och avdelningen i fråga. Tänk på en avdelningsbudget som en utgiftsplan för det kommande räkenskapsåret. Vid beredning av det preliminära pappersarbetet, faktor i variabler relaterade till intäkter och kostnader, vilket möjliggör en kudde om de förväntade inkomsterna inte uppstår. En sund, fungerande budget är bara lika bra som de siffror som arkitekterna för slutprodukten lägger in.
Ange rimliga mål för det kommande räkenskapsåret. Preliminära siffror bör innehålla förväntningar på avdelningens närmaste framtid. Medan dessa initiala beräkningar tenderar att gränsa på den optimistiska sidan, gör ett försök att hålla sig realistiskt med prognosen. Kom ihåg att budgetar är ett pågående arbete, vilket kräver anpassning under hela året, så det är bättre att på lång sikt lägga fram förnuftiga förväntningar.
Sök inmatning. Konsultera med andra avdelningsavdelningar, särskilt de som är mest kända för kontorets dagliga drift, innan de förbinder sig till permanenta siffror. Gör medarbetarna en viktig faktor i budgetprocessen. När allt kommer omkring är de på framsidan i alla affärsmiljöer och har i allmänhet enastående insikt om vad som fungerar och inte fungerar.
Analysera tillflödet. Realistiska förväntningar på inkomst kräver analys av föregående budgetar. Före inmatning av preliminära siffror, jämför månad-till-månad, kvart i kvartalet och jämfört med föregående år. Om det fanns en exceptionell omständighet i samband med förra årets nummer, gå tillbaka två år. Leta efter trender som påverkar intäkterna. Tänk på semesterutgifter om verksamheten är detaljhandeln i naturen. Titta på första kvartalet föregående år om företaget hanterar inkomstrapportering. Oavsett branschens kompetensområde, överväga faktorer som är specifika för företaget som pumpar upp eller förstör inkommande kassaflöde. Att sammanställa denna information gör att budgeteringen av kassaflödet är en mycket enklare process.
Analysera utflödet. Oväntat utgifter kan undergräva varje budget. För att hålla budgetbrytare åtminstone, ta en närmare titt på tidigare budgetar för att bestämma trender. Tänk på personal. Är någon som går i pension? Är uppsägningar en möjlighet? Om hyran förutses, vad sägs om utbildning och andra kostnader som är förknippade med en ny anställd? Ta hänsyn till utrustningens ålder när du tar hänsyn till kostnaderna. Fråga om datorer eller skrivare eller kopieringsmaskiner behöver uppgradera under den kommande budgetperioden. Om så är fallet, få fasta uppskattningar av ersättningskostnader innan du skickar slutprodukten för granskning. Om lagerinventering ingår i avdelningsbudgeten, beakta inte bara kostnaderna för lagret utan också kostnaden per kvadratmeter för att hysa den och den personal och utrustning som behövs för att hantera produkten. Kortfattat analysera varje detalj för att göra slutprodukten en som fungerar för hela året.
Förbered budgeten. Som ett sista steg i förberedelserna för den slutliga budgeten, konsultera chefer för andra avdelningar. Deras inkomster kan få konsekvenser för budgeten för din avdelning. Att se framåt är det främsta målet för varje budget. Att förbereda avdelningsbudgeten blir en enkel uppgift om grunden som är nödvändig för att genomföra den är förhandsgod. Tänk också på att en budget är ett sårbart dokument, ett som överensstämmer med företagets mål och lätt anpassas om behovet uppstår.
