Arbetsgivarens ansvar för arbetsplatssäkerhet går utöver att utbilda anställda på säkra arbetsvanor, tillhandahålla personlig skyddsutrustning och följa förfaranden som fastställs i OSHA-standarder. Arbetssäkerhetslagen från 1970 kräver också arbetsgivare att spåra skador och sjukdomar som uppstår på jobbet, och ger Arbetsmiljöverkets myndighet möjlighet att ställa in inspelningsparametrar. Även om OSHA undantar vissa företag från kravet på pappersarbete, förväntar man sig att varje privat arbetsgivare ska anmäla dödsfall, skador som leder till sjukhusvistelse, ögonförluster och amputationer inom en viss tidsram.
Bestämning av vad som är arbetsrelaterat
När en anställd lider av en skada eller sjukdom, måste arbetsgivaren avgöra om det är arbetsrelaterat. Om det är så behandlar OSHA det som en OSHA-inspelningsbar händelse som måste spelas in. Inte alla anställda skador merit inspelning: En detaljist anställd som blir skadad efter att ha återvänt till affären för att handla efter hennes skift har ingen arbetsrelaterad skada enligt OSHAs definition.Telecommuters skadade när de arbetar hemma kan ha skada om, enligt OSHA, "skadan eller sjukdomen är direkt relaterad till arbetets utförande snarare än till den allmänna hemmiljön eller inställningen." Att trippla över familjen husdjur, till exempel, uppfyller inte denna definition, men krossar ett finger i en arkivslådan gör det. För anställda på affärsresor betraktar OSHA hotell "hem hemifrån" och befriar ledig tid i dem.
Om en anställd förvärrar ett existerande tillstånd på grund av exponering för en fara i arbetet är hans eller hennes skada en arbetsrelaterad händelse som måste registreras när någon av dessa gäller:
- Medvetslöshet som inte tidigare lidit.
- Ny eller annan medicinsk behandling är nödvändig.
- Fristående eller reducerad arbetstid krävs.
- Död.
OSHA-inspelningskriterier
Efter att ha bestämt en händelse är arbetsrelaterade, jämför arbetsgivarna de omständigheter som omger det mot OSHA-kriterier som skisseras i sina standarder 1904.7 till 1904.12 för att bekräfta behovet av att spela in det på OSHA Log 300.
OSHA använder fyra grundläggande kriterier för att kvalificera en arbetsrelaterad skada eller sjukdom som behöver registreras:
- Orsakar döden.
- Orsaker frånvaro från arbete, aktivitetsbegränsning på jobbet eller flyttning av arbetstagaren till en annan position.
- Kräver mer än första hjälpen behandling.
- Orsakar medvetslöshet.
Om en licensierad vårdpersonal diagnostiserar en anställds arbetsrelaterade sjukdom eller skada som "signifikant" vill OSHA att arbetsgivare registrerar det i 300 loggen även när inget av de fyra grundläggande kriterierna är närvarande. De måste också rapportera arbetsrelaterade punkteringar från skarpa föremål eller nålar som är förorenade av blod, perforerade trumhinnor och sjukdomar som tuberkulos och cancer.
Slutligen måste arbetsgivarna använda OSHA: s definition av första hjälpen för att dra slutsatsen att någon nödvändig medicinsk behandling gör en arbetsrelaterad skada rapporterbar.
OSHA-rapporteringskrav
Vissa arbetsrelaterade säkerhetshändelser kräver också att arbetsgivare ska ringa OSHA inom ett visst antal timmar: Dödsfall, allvarliga skador som resulterar i sjukhusvård på patienten, amputationer och ögonbortfall anses alla som OSHA-rapporterbar skada. Återigen kommer OSHA-definitioner till spel eftersom byrån inte anser sjukhusintag för test eller observation för att vara sjukhusvistelse på patienten. Amputationer inkluderar delvis avskilda kroppsdelar och fingertoppar som läkare återmonterar. Även om siktförlust kan vara en skada som behöver registreras, är det inte en som behöver rapporteras. Endast ögonförlust, definierad av OSHA som borttagning av ögonlobben, måste rapporteras.
God kommunikation möjliggör för en arbetsgivare att följa OSHA: s rekordhanterings- och rapporteringsmandat. Rapporteringsklockan börjar kryssa så fort en arbetsgivare lär sig att deras anställda har en av de fyra rapporterbara händelserna. OSHA vill ha ett samtal inom åtta timmar efter en död som sker 30 dagar eller färre efter en arbetsskada. Byrån ger arbetsgivare endast 24 timmar för att rapportera en ögonförlust, sjukhusvård eller patientpåverkan som uppstår på grund av en arbetsolycka.
Arbetsgivare kan ringa OSHA på 800-321-OSHA eller på deras närmaste OSHA-kontor, såvida de inte arbetar i ett statligt eller amerikanskt territorium som driver sin egen OSHA-byrå. Förutom att ange en kontaktpersons namn och nummer måste rapporterande arbetsgivare berätta för OSHA incidenten och tillhandahålla en kort beskrivning som inkluderar tid, plats och antal anställda.
