Hur man kör en kyrktagning

Inventarier för religiösa organisationer kan vara både fysiska föremål och färdighetssätt av congregation medlemmar villiga att donera sin tid. De som är villiga att skänka sin tid och sin kompetens bör redovisas så att de kan utnyttjas på rätt sätt till kyrkans fördel. Fysiska kyrkans tillgångar ska dokumenteras skriftligt med dokument som lagras säkert på flera platser. Flera personer kan hjälpa till att förbereda en första kyrka inventering, men underhåll och säker lagring av det bör tilldelas en designad. Att samla in inledande inventering kan ta så lång tid som en vecka och årlig inventering bör inte ta mer än en dag eller två. Detta projekt kräver uppmärksamhet på detaljer.

Föremål du behöver

Kalkylprogram
internet
Skrivare / kopiator
Urklipp
Penna
Etiketter

Förteckning över fysiska föremål

Hämta en färdig kyrka inventeringsformulär från Internet eller skapa din egen med hjälp av kalkylprogram. I toppen av formuläret ska du inkludera organisationens namn och mellanslag för både arknummer och platsnamn. Nedan skapar du kolumner med titeln "Serienummer", Objekt Beskrivning, "" Förvärvad "," Initialt värde "och" Förvara / Kassera ". Skriv ut tillräckligt många kopior av formuläret som ska användas i varje rum i kyrkan och fäst på ett urklipp.

Skiljer mellan leveranser och utrustning och noterar ett dollarbelopp som kvantifierar skillnaden. Till exempel betraktas föremål med en kostnad under $ 500 varje leverans medan varor med en kostnad över 500 dollar varje anses vara utrustning. På grund av sitt värde bör utrustningen uppfinnas medan det inte är nödvändigt med lagerförråd.

Skapa en sekventiell lista med serienumrar med hjälp av kalkylprogram och skriv ut siffrorna, var och en, på 1-tums etiketter. Första gången inventariet någonsin tas serienumren ska vara i årsmånaders unikt nummerformat. Det unika numret är det som kommer att ändras sekventiellt, till exempel: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Börja i ett rum och identifiera alla objekt som räknas som utrustning. När du har identifierat, bifoga ett serienummeretikett längst ned på varje objekt så att objekt kan spåras.

Notera arknumret och rumnamnet med hjälp av inventeringsformulären på ett urklipp. För varje objekt som ges ett serienummer, registrera data i alla fält som finns på inventeringsformuläret.

Beskrivningsfältet ska ha en översikt över objektet. Seriefältet ska innehålla det nummer som du anbringat längst ner på objektet. När du tar ursprungliga inventeringsinformation är det datum som har förvärvats och det ursprungliga värdet kanske inte tillgängligt. Om det är, fyll i formuläret i enlighet med detta. Om det inte är det ska du skriva det aktuella datumet i det datumförvärvade fältet och uppskatta värdet. Om ett föremål hålls håller du bara en kryss i fältet. Om det bortskaffas, notera datum för bortskaffande.

Flytta från rum till rum som upprepar steg 4 och 5. Kom ihåg att fortsätta notera arknumret och namnet på rummet längst upp på varje ark när du byter plats.

Gör enstaka kopior av de färdiga inventeringsformulären. Placera en kopia var och en i sekvensiell ordning med arknummer i ett tre-ringsbindemedel. Placera ett bindemedel på ett säkert, offsite-läge och den andra platsen på ett administrativt kontor. Följ inventarierna minst en gång per år.

Förteckning över färdighetssätt

Skaffa en färdig kyrklig frivillig blankett från Internet eller skapa ditt eget använd kalkylprogram. Inkludera fält för "Namn", "Adress", "Telefonnummer", "E-postadress", "Tillgängliga dagar" och "Timmar per vecka som är tillgängliga." I en kolumn nedåt på sidan, lista de färdigheter eller roller som krävs och instruktioner för volontärer att cirkulera intresseområden, som bussförare, frivillig frivillig frivillig service, samordning av aktiviteter och matskafferi donationskonsulent.

Fördela formuläret under söndagsskolan eller en kyrktjänst eller skicka ut det via post med en begäran om att återvända till en viss plats före eller före ett visst datum.

Sätt in blanketterna i ett tre-ringsbindemedel eller för enkel användning, skapa en digital databas med volontärers personliga information och intressen. På så sätt kan direktkontakt göras med intresserade medlemmar i församlingen, och administrativ personal kan noga se vilka resurser som finns tillgängliga för kyrkan.

Distribuera nya volontärformulär senast en gång per år. Om uppdaterade blanketter inte returneras för den person som tidigare fyllde ut dem året innan, gör sedan telefonkontakt för att avgöra om de fortfarande skulle vilja donera sin tid i de områden som de tidigare noterade och göra ändringar i enlighet med detta.

tips

Om du översätter fysisk inventeringsdata till ett digitalt kalkylblad ger du en tredje punkt för säkerheten.

Om du lägger till nya objekt i lager när de kommer in kommer du att se till att deras förvärvsdatum och inledningsvärde registreras korrekt.

Ändra volontärformuläret varje år för att inkludera nya färdighetssätt eller positioner.