Oavsett om du äger en hyresfastighet eller flera, är det viktigt att hålla allt pappersarbete som är kopplat till de egenskaper som är organiserade. Du behöver enkel tillgång till hyror och eventuella tillägg till dem om hyresgästfrågor uppstår, och du bör behålla alla hyresapplikationer om en nekad sökande gör ett framtida anspråk mot dig. Dessutom, och kanske viktigast, kan du dra av utgifterna på din inkomstskatt endast när du kan bevisa dem genom dina uppgifter. Pappersarbete som behövs för skatter är det mest utmanande att hålla organisationen, eftersom det finns så mycket av det.
Vad du borde behålla
Håll alltid en kopia av hyresavtalet, eventuella tillägg till hyresavtalet och alla hyresapplikationer från potentiella hyresgäster på ett säkert ställe. En bra idé är att skapa en fil för varje hyresfastighet. Håll filerna i ett arkivskåp. Du behöver också bevis om huruvida du har gjort eller förlorat pengar på hyresfastigheten varje år och hur mycket. Du gör det genom att lista dina hyresintäkter och subtrahera utgifterna. Avbrutna kontroller, kontoutdrag som visar direkt insättning eller kvitto du skriver om du accepterar kontanter visar alla hyresintäkter. Dina kvitton från allt du spenderar på huset för reparationer, försäkringar, skatter och allt annat, som termit och soptipp, tjänar som bevis på dina utgifter. Du måste behålla separata inkomst- och kostnadsuppgifter för varje hyresfastighet du äger.
Pappersspår
Det är inget fel med att registrera det gammaldags sättet genom att skriva in dina intäkter och kostnader i en anteckningsbok eller bokföringsbok och hålla inkomstpapper och kostnadsintäkter i en förvaringslåda eller i ett fack i din anteckningsbok. Denna metod är acceptabel för Internal Revenue Service, enligt juridisk rådgivning webbplats Nolo. Det är en bra idé att notera på kvittot vad det var för om denna information inte redan finns på kvittot. Pappersmetoden kan vara det enklaste sättet att hålla register, speciellt om det är hur du alltid har gjort saker. Ange bara en inkomstkolumn och en kostnadskolumn för varje månad för att se hur du går i slutet av året. Dela ut kostnader du kan betala en gång om året, till exempel fastighetsskatt, med 12 för att få ett riktigt månatligt konto.
Elektroniska metoder
Många datorprogram finns tillgängliga för att hjälpa till med din lagring. Kalkylbladsprogram, som Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 och Ability Office, kan hålla koll på dina intäkter och kostnader. Du skulle skapa ett separat kalkylblad för varje hyresfastighet.Men du skulle fortfarande behöva behålla papperskopior av dina inkomst- och kostnadsintäkter om IRS kontrollerar dig. De andra alternativen för att behålla kvitton är att använda en internetlagringsservice som du kan ladda upp dina kvitton till, till exempel Shoeboxed, eller att använda en hemversion, till exempel NeatReceipts, för att behålla digitala kvitton i ditt hem. En gång i månaden, titta på dina intäkter och kostnader kvitton, och ange data i kalkylbladet.
Fastighetshanteringsprogramvara
Hyresvärdar kan också använda fastighetshanteringsprogramvara för att hålla hyresfastigheter pappersarbete organiserade. Quicken har till exempel programvara som organiserar allt pappersarbete för dig. Det hjälper också att hitta alla dina skatteavdrag, ger dig plats att registrera sena avgifter eller delbetalningar och låter dig jämföra statusen för dina hyresfastigheter. Fastighetshanteringsprogram har vanligtvis många avancerade funktioner som hyresvärdar med en eller två egenskaper kanske inte behöver. Hyresvärdar med mer än 10 fastigheter tycker ofta att de är användbara, enligt Nolo.
