Politik och rutiner är viktiga för ett företag eftersom de, som förklaras av Australiens hälso- och familjeavdelning, definierar hur ett företag ska fungera och identifierar företagets moraliska, etiska och juridiska ståndpunkt. Förbättrad politik och rutiner kan därmed stärka företagets produktivitet och interna och externa relationer. Detta kan i sin tur omvandlas till bättre intäkter och övergripande affärsframgång.
Identifiera syftet med verksamheten. Allt i politik och rutiner måste återspegla dessa mål.
Granska nuvarande policy och rutiner för att få reda på om de är aktuella och uppfyller företagets mål.
Genomföra formella och informella anställdas möten, intervjuer och undersökningar för att få insats på vad anställda anser behöva vara i policy och rutiner. Det är möjligt att ledningen kan ha olika åsikter om vad som är viktigt för politik och rutiner. Inklusive anställdas åsikter eliminerar risken för att ha policyer och förfaranden som inte uppfyller de anställdas behov.
Undersök lagar som är tillämpliga på affärsverksamheten. Dessa lagar kan förändras över tiden. Den nuvarande policy- och procedurhandboken bör återspegla den nuvarande versionen av lagarna och tydligt definiera hur dessa lagar påverkar protokoll.
Dela upp politiken och rutinerna i två avsnitt. Den första delen ska beskriva de protokoll som gäller för alla anställda. Den andra delen ska delas upp av avdelningen och specificera de regler som gäller för varje företagsavdelning. Detta gör det möjligt för medarbetarna att hitta data som rör deras arbete mycket snabbt.
Välj ett format för de reviderade principerna och rutinerna som är koncisa och lämnar inte läsarna över hela handboken.
Utveckla och krossa konturerna för varje sektion. Fråga dig själv om beskrivningarna av tjänster och jobb är tydliga och få dem granskat av en kommitté för att identifiera alla tvetydighetsområden.
Granska policyerna och rutinerna för de 7 Cs. Som beskrivs av Chris Anderson på work.com, innehåller de 7 Cs kontexten (inkluderingar är relevanta), konsistens (termer som används på samma sätt i hela), fullständighet (inga informationsbrister), kontroll (villkor detalj företagets mål och myndighet), överensstämmelse termer visar hur man möter regler samt straff), korrekthet (inga stavar, stavning eller grammatikfel) och tydlighet (ingen tvetydighet).
Har politik och rutiner granskats av experter utanför företaget. Till exempel kan en advokat granska politiken och förfarandena för att se till att de inte innehåller lagliga smutthullar eller skulder.
tips
-
Håll de olika inlärningssätten i åtanke när du bygger upp politiken och rutinerna. Var noga med att inkludera grafer och visuella representationer för att hjälpa dem som är mer grafiska elever.
