Ett numreringssystem för policyer och förfaranden hjälper användare att navigera genom en pappersbaserad eller online-manual. Ett standardiserat system ger både en logisk organisation och säkerställer att en användare kan hitta information utan att behöva skanna varje sida och rubrik. Institutionell organisation och ett numeriskt eller alfanumeriskt numreringssystem är enkla men ändå effektiva sätt att se till att en policy eller ett förfarande endast har en möjlig plats i handboken.
Policy Layout och Sidnummerering
Ordna politik alfabetiskt, inklusive var och en som ett separat kapitel, och numrera varje kapitel med ett sammansatt nummer, till exempel 1.0 och 2.0. Om exempelvis personalavdelningspolitiken upptar kapitel fem, använd "5.0 - Mänskliga resurser" som kapitelrubrik. Nummera sidorna i varje kapitel i sekventiell ordning, inte i sekventiell ordning från början till slutet av manualen.
Nummering för förfaranden
Skapa nummer för procedurer genom att lägga till kapitelnummer. Om exempelvis "5.0 - Mänskliga resurser" ingår sex rutiner, numrera dessa från 5,1 till 5,6 och inkludera namnet på varje förfarande. Använd prägling, små bokstäver och små bokstäver för att identifiera steg och delsteg inom varje procedur. Till exempel, om uppsägningsprocedurer upptar position 5.2, använd bokstäverna "a, b och c" för att identifiera stegen vid uppsägning av en anställd. Om något av dessa steg innehåller delsteg, identifiera dessa med hjälp av små bokstäver latinska siffror som "i, ii, iii."
Numbering System Överväganden
Även om ett bra numreringssystem möjliggör ändringar, är det inte helt idiotiskt när det gäller tillägg. Om det är möjligt, montera handboken och skapa numreringssystemet först efter att du har slutat skapa alla nödvändiga policyer och procedurer. Annars måste du antingen lägga till nya policyer i slutet av manualen eller omnumrera allt för att behålla alfabetisk ordning.
