Du behöver inte ett grönt kontor för att spara tid, energi och resurser i din företags kommunikation. Se till att två personer får samma meddelande på det mest effektiva sättet genom att adressera båda i samma affärsbrev.
När du har två adressater
Tänk dig att du har en intervju för ditt drömjobb. När du går in i anställningschefens kontor upptäcker du att din intervju är med två chefer, inte en. Att adressera bara ett efter-intervju tackbrev till båda cheferna är mycket enklare än att konstruera två separata bokstäver. I det här fallet får båda hyrescheferna samma meddelande - att du är intresserad av jobbet och du uppskattar din tid. I en annan instans kanske du vill adressera en affärsbrev till två personer som befinner sig på olika platser och det är helt acceptabelt och till och med att föredra när du vill förmedla ett identiskt meddelande till båda adressaten.
Formatet
Formatet för ditt företagsbrev till två personer är detsamma som för en person. Topplinjen ska innehålla datumet, då två rader ner är ditt namn och returadress. Hoppa över ytterligare två rader och använd en rad var och en för adressatens namn och titel, gatuadress och svitnummer följt av stad, stat och postnummer. När du lägger till en annan person, börja den andra adressatens uppgifter två rader ner från den första adressaten. Kontrollera alltid stavningen, titeln och postadressen för varje adressat, om du behöver, fråga receptionisten för rätt information. Många företag har specifika adressadresser som kan skilja sig från företagets fysiska plats.
Rätt ordning
När du skriver ett företagsbrev till två personer följer du samma protokoll för företags introduktioner. Att ange adressaten är lätt om du skriver till VD och avdelningschef: Namn och adress för VD bör listas först baserat på organisatorisk hierarki. Om du inte känner till sina respektive positioner, ange namnen i alfabetisk ordning med personens efternamn.
Hälsningen
Att skriva ett företagsbrev kräver en formell ton, till exempel "Kära Herr Smith" eller "Kära Ms Jones." När du skriver till två män, använd pluralformen av Mr., som är mr. Till exempel, börja ditt brev med "Kära herr. Smith och Jackson." Titta på din interpunktion också. En kolon efter hälsningen är formell och ett komma är informellt. Naturligtvis, om du är på förnamn med båda adressaten, använd "Kära Sue och John" med ett komma.
Med vänliga hälsningar eller vänliga hälsningar?
Den stängning du väljer för din företagsbrev till två personer kan också bero på det förhållande du har med både och typen av verksamhet. "Med vänliga hälsningar", "Med vänliga hälsningar", och till och med "Med vänliga hälsningar" är professionella sätt att stänga ditt brev, men "Med vänliga hälsningar" accepteras allmänt som en standard och korrekt stängning. En gemensam militärstängning är "mycket respektfullt", men om du skriver ett brevintervju tackbrev, "Tack för ditt beaktande", lägger du till en fin touch.
