Effektivitet är nyckeln i nästan alla kontor eller affärsinställningar. Att vara organiserad är en färdighet som kommer att gynna alla kontorsmiljöer. En sak som du kanske vill förbättra, även om du upptäcker att du är allmänt organiserad, är dokumentets arkivering och underhållsförfarande. Du kan spendera timmar på att söka efter viktiga dokument om det inte finns något system för att hantera dem. Att ha möjlighet att erhålla nödvändiga dokument när du är under press är viktigt. Även om vissa arbetsplatser kan ha faktiska fysiska filer händer det stora flertalet dokumenthantering på datorn.
Namngivning
Namnge alla filer och mappar på ett konsekvent sätt. Namnge inte några av dem efter datum och andra med projektets namn. Var säker på att varje fil i ett visst projekt har något unikt för projektet i sin titel. Skapa en huvudprojektmapp med ett lätt identifierbart namn. Dela den här mappen i undermappar med tydliga titlar som du kan använda för att lista namnen på de som arbetar på den eller andra nödvändiga saker.
Sparande
Spara liknande dokument tillsammans. Om du arbetar med ett visst projekt, spara alla dokument i samma huvudmapp på din dator. Det här är mer effektivt och logiskt än att lagra alla kalkylblad eller all grafik på olika ställen. När du krypterar med detaljer kommer ett klick ta dig till projektet.
Innehåll
Innan du börjar arkivera dokument, ta lite tid att granska innehållet. Spara inte all information som skickats till dig. Detta innebär mer tid att titta på onödiga saker senare. Om dokumentet är relevant för ditt specifika projekt, spara det. Om inte, ta bort den från din dator.
Status
Separata dokument som ingår i pågående arbete från dokument som är för slutfört arbete och sparas endast för referens- och registerändamål. Använd ditt mappsystem. Spara aktuella dokument på en lättillgänglig plats, till exempel datorns skrivbord. När arbetet är klart, flytta det till projektmappen där du lagrar färdigt arbete. Skräddarsy denna metod som passar din verksamhet.
