Eftersom federala och statliga lönesystemsregler inte direkt adresserar utlämningen av periodiska lönecheckkontroller, måste varje diskussion av ämnet inkludera Internal Revenue Service begrepp "konstruktivt kvitto" och "väsentlig begränsning." IRS använder den tidigare som ett sätt att bestämma skattemässigt när någon får inkomst och den senare att testa om den personen hade kontroll över fonderna.
Konstruktiv kvitto
Intäkterna är konstruktivt mottagna, IRS-staterna, "när det är krediterat på ditt konto eller sönderdelat på något sätt som gör det tillgängligt för dig." Det betyder inte att en mailad lönecheck måste vara i arbetstagarens besittning. Om det är nödvändigt måste arbetsgivaren vara beredd att bevisa att den skickat checken på ett sätt som uppfyller riktlinjerna för konstruktiv mottagning. Om arbetsgivaren inte har bevis på att checken skickades ut enligt det planerade lönedatumet varnar IRS, det finns en uppfattning om att bristen inte följs. Denna uppfattning är baserad på att medarbetaren har en väsentlig begränsning eller begränsning av hans vinst.
Väsentlig begränsning
Om ett företag definierar sina betalningsdagar som den andra och fjärde torsdagen i varje månad, ska arbetstagarens kontroll av fonderna vara på plats vid den tiden. Anställda som betalas via direktinvestering kommer inte att ha någon väsentlig begränsning till deras vinst om pengarna finns tillgängliga på andra och fjärde torsdagen. Om fonderna initieras på ett sätt som gör pengarna tillgängliga efter den andra och fjärde torsdagen, finns det en väsentlig begränsning av kontrollen och arbetstagaren betalades inte i tid.
brott
Statliga löne- och timelagar anger betalningstiden. När en anställd initierar en fordran avseende en olevererad lönekontroll, kommer staten att verifiera överensstämmelse med riktlinjer för konstruktiv kvitto och löne- och timme. Som med ovanstående direktinsättning exempel, om en check skickas efter lönedagen, har arbetstagaren en väsentlig begränsning av hennes kontroll över fonderna. Förseningen av att skicka checken utlöser icke-överensstämmelse.
Slutkontroller
Arbetsmarknadsdepartementet har inte definierat utskickskrav för slutliga lönekontroller Däremot kan ditt tillstånd ha specifika riktlinjer som bör behandlas. I "Arbetsgivarens juridiska handbok" skriver Fred Steingold att om en arbetsgivare inte utfärdar en slutgiltig lönecheck i tid, kan det vara nödvändigt att betala skadestånd till anställda samt ansiktsstatspåföljder.
Om du utfärdar slutliga kontroller till anställda i flera stater, se till att du refererar till slutkontrollreglerna för varje stat. Var noga med när den slutgiltiga kontrollen måste levereras, hur det ska levereras och huruvida en avgift av någon typ är obligatorisk för att skicka slutkontrollen.
Sammanfattning
Löneföreskrifter definierar inte specifikt lagar för utlämning av lönekontroll. Det betyder inte att en arbetsgivare kan vara lösen i postlönecheckkontroller i tid eller i relaterad dokumentation. Det är viktigt att följa det kommunicerade schemat när du skickar lönecheckskontroller. Om du gör det kommer du att förhindra risken för bristande överensstämmelse.
