Management accounting är ett av de mest kraftfulla verktyg du kan använda i ett företag. Det används vanligtvis av företagets överordnade ledare och chefer för att hjälpa dem att fatta strategiska beslut om specifika avdelningar, produktlinjer eller verksamheten som helhet. Dessa konton brukar utarbetas varje månad, och de ger dig en snapshot av företagets status som är aktuell. De innebär viktiga resultatindikatorer över hela organisationen.
Det finns en stor hemlighet för att förbereda förvaltningskonton: precision med dina data. När du har en budget som är uppdaterad för varje arm och funktion i organisationen, tittar du sedan på företagets historiska data för att ta reda på hur data jämför sig med prognoserna och budgeten. Detta hjälper dig att göra två saker samtidigt. Å ena sidan hjälper det dig att upptäcka en oönskad trend innan den går för långt och blir nästan omöjlig att kontrollera. Å andra sidan kommer det att bekräfta om verksamheten i allmänhet är i spår när det gäller att uppfylla sina ekonomiska och operativa mål.
Bokföringsaspekten av förvaltningskonton
Det första steget är att se till att din bokföring är aktuell. Alla inflöden och utflöden bör registreras ordentligt. Du kan göra det på flera olika sätt, till exempel en specifik produktlinje eller en specifik avdelning. Du kan utnyttja hjälp av ekonomisk programvara för att göra processen lättare om du är ett litet företag. För ett större företag kan du behöva använda programvara för företagsresursplanering. Detta kommer också att innebära att rätt policy finns på plats för att säkerställa exakt och exakt redovisning och ett månatligt finansiellt rapportprov för att vägleda redovisningen av rapporter. Det bör finnas en budget som utarbetas av varje avdelning och rapporterar för varje period som visar de finansiella transaktioner som har ägt rum under den perioden.
Rapporter om utgifter
När rapporterna är så exakta som de kan vara, montera alla rapporter om utgifterna för verksamheten. Du bör granska alla inköp av alla avdelningar under en given period, oavsett om de var på kredit eller inte. Varje avdelning bör också ha en detaljerad redogörelse för hur det spenderade sina pengar på sådana saker som leverantörsskulder, kontorsmaterial, underhåll, bonusar och löner.
Rapporter om inkomst
Du bör också samla rapporter om den inkomst som verksamheten har erhållit inklusive försäljning, investeringar och kundfordringar. Samla detaljerna från försäljningsavdelningen, inklusive försäljning av varje produkt och inkomst från varje försäljningsavdelning. Använd ett arbetsblad för kundfordringar. Du behöver veta hur verksamheten genererar sina intäkter och hur lönsamma dessa intäkter är enligt försäljningsavståndet, platsen och själva produkten.
Hämta allt tillsammans
När du har all denna information, samla den i en omfattande rapport som täcker hela verksamheten. Rapporterna från respektive avdelning bör jämföras med sina prognoser och budgetar, och rapporten för hela organisationen bör jämföras med hela organisationens budget och prognoser.
Du bör också jämföra rapporterna för utgifter och inkomster mot bankkontot för att förena de två. Detta är för att säkerställa att din rapportering är korrekt. Eventuell skillnad i dina förvaltningskonton kommer att indikera felaktig redovisning, vilket ibland kan innebära att det förekommer någon bedräglig verksamhet.
