Utvecklingskontorförfaranden gynnar ditt kontor eller företag genom att hjälpa dig och ditt ledningsgrupp att standardisera specifika operationer. Kontorsrutiner bidrar till att upprätthålla service excellence och tjäna som en guide som ger nödvändig information för att säkerställa servicekvaliteten. Att skapa tydliga och korrekta förfaranden kan uppnås genom att följa den raka sekvensen av planering av innehållet, skrivning av förfarandena, framställning av en manual eller vägledning och spårning av alla ändringar som gjorts till förfarandena. Kontorsrutiner kan skrivas för en särskild kontorsfunktion eller för hantering av hela kontoret.
Föremål du behöver
-
Tape Recorder (tillval)
-
Notebook och ordbehandlare
-
Kalender eller schemaläggare
Skriv ner varför du skriver procedurerna och vem ska använda procedurerna. Identifiera hur ofta procedurerna eller delar av procedurerna kommer att användas. Att vara specifik hjälper dig att fokusera och strukturera dokumentationsinsatserna.
Skapa ett schema för att samla information om vilka uppgifter som utförs och hur ofta uppgifterna är slutförda. Intervjuuppgiftsexperterande experter och registrera de steg som utförts för att slutföra varje aktivitet inom en uppgift. Om du skapar stegen från början, rita ett enkelt flödesschema över de steg som personalen följer från början till slut för att slutföra uppgiften.
Bestäm när dokumentet kommer att levereras och om det kommer att finnas i ett papper eller onlineformat. För praktiska ändamål är förfarandena på papper idealiska eftersom de fungerar som en lätt referensguide och är användbara under procedurutbildning. Att ha en filstruktur och en enkel filnamnkonvention är praktisk när du skapar procedurer.
Dela proceduren i sektioner enligt funktion. Att skapa funktionsspecifika uppgifter tilldelar en roll och ansvar till en person eller avdelning, som måste fullfölja uppgiften.
Skriv de procedursteg som krävs för att slutföra varje uppgift. Med hjälp av intervjuerna skrivna eller registrerade i steg 2 skriver du aktiviteten i följd så att alla skulle kunna slutföra aktiviteten och uppgiften framgångsrikt. Efter att ha dokumenterat uppgifterna helt, utför en stavningskontroll och granska det fullständiga innehållet. Det är idealiskt att ha en eller två experter kontrollera dokumentutkastet för noggrannhet.
Gör nödvändiga korrigeringar och skapa ett andra eller sista utkast. Med tanke på ditt leveransdatum för dokument, utföra en slutlig kontroll av dokumentet och sedan producera det slutliga dokumentet för utskrift eller online-referens. Ha kopian placerad i ett tre-ringsbindemedel för enkel sidbyte när uppdateringar görs.
tips
-
Användning av befintliga uppgifter eller arbetsflödesdiagram kommer att minska den tid som krävs för att slutföra procedurutvecklingen och bidra till att driftsfel minimeras.
Det tar i genomsnitt ungefär sex veckor att slutföra dokumentationen och granskningen.
