Många företag utfärdar kreditkort till anställda för olika inköp, inklusive kontorsmateriel, affärsmässiga måltider och resekostnader. Men ibland kan anställda missbruka företagskreditkortet, istället sippra det för felaktiga arbetsrelaterade kostnader eller, sämre, för personligt bruk, inklusive kontantförskott, personliga resor, hemrelaterade kostnader och mer. När du väl har upptäckt att en anställd har använt företagskrediten otillbörligt, agera snabbt så att andra anställda inte följer efter eller missbruk fortsätter.
Titta över företagskrediteringsuppgifter för att avgöra vilka avgifter som är olämpliga eller inte företagsrelaterade. Markera dem och gör kopior för både finansavdelningen och, om det behövs, anställdas personalfil. Detta ger dig inte bara en uppfattning om hur mycket kortet har missbrukats utan ger dig också en referenspunkt som du kan använda när du pratar med medarbetaren.
Konferera med mänskliga resurser innan du pratar med medarbetaren. Chansen är att de måste vara i rummet med dig när du frågar arbetstagaren om avgifterna. Dessutom kan de berätta för dig hur du ska gå vidare om arbetstagaren erkänner att kortet missbrukas för personligt bruk, särskilt om han visste att det var emot företagsregler.
Planera ett möte med arbetstagaren. Fråga om han fick en kopia av företagets riktlinjer när han fick kortet. Detta berättar om han var medveten om policy avseende företags kreditanvändning. Ge honom en chans att förklara och ta reda på om avgifterna var avsiktliga, om han ens ansvarar för avgifterna eller om det bara var fallet med att använda felkort för fela typer av inköp. Om åtgärden var skadlig och avsiktlig, kan du behöva vidta disciplinära åtgärder. Disciplinens svårighetsgrad bör bero på hans övergripande rekord såväl som det belopp som belastas, hans vilja att erkänna hans indiskretion och nivån av ånger han visar. Spela in konversationen, med hans tillåtelse, om du behöver fortsätta saken ytterligare, som att ansöka om straffavgifter.
Inleda vilken handling som helst som passar nivån på missbruk. Om det bara var en fråga om oavsiktlig missbruk, upprepa sedan riktlinjer angående kortanvändning och ge arbetstagaren en annan chans. Om avgifterna var ändamålsenliga, använd ditt företags riktlinjer för att ta det bästa beslutet och ta hänsyn till anställdas historia och arten av avgifterna.Om avgifterna löper in i tusentals betraktas det som storslagen stöld i de flesta stater, och du kan inte ha annat val än att kontakta din lokala polisavdelning och få dem att driva anklagelser mot arbetstagaren.
Institutet striktare riktlinjer för användning av kreditkort. Enligt Inside Indiana Business hemsida, kolla avgifter varje månad och flagga de som ser misstänksamt ut. Gör det till en regel för anställda att fråga innan de tar betalt för en viss summa pengar. Begränsa antalet kort du ger ut till anställda, så att bara de som behöver regelbundet köpa leveranser till företaget för att upprätthålla ett företags kreditkonto.
