Oavsett om du skickar ut ett mail, adresserar en postadress eller på annat sätt skriver till en stor grupp av dina kunder, måste du se till att du gör det bra: tydligt, kortfattat och korrekt. Att förstå hur man adresserar en masskundsbrev gör kommunikationen som företagsägare enklare och mjukare överallt.
Välj rätt hälsning
Du kanske inte kommer ihåg det här från gymnasiet engelska, men en hälsning är den hälsning du använder för att börja ett brev, e-postmeddelande, memo eller annan kommunikation. Den traditionella hälsningen är "Kära Herr eller Fru Efternamn." Men eftersom du adresserar en grupp människor, överväga bredare hälsningar, som "Kära värderade kunder." Att bara säga "Greetings" är också lämpligt för de flesta situationer. Var försiktig med "till vem det kan vara." Det är opersonligt och kan skapa ett felaktigt intryck av ditt varumärke.
Tänk på ditt företag och din kund
Är din idealiska kund ledig och lågmäld? OK med en mindre formell ton? Då är det förmodligen OK att gå med en mindre formell hälsning som "Hej", "Hej" eller något säsong som "Glad vår!" Du kan vara mer specifik om hur du hänvisar till din kund också. Om du till exempel mår mest till familjer, kan du rikta dina kunder som "Föräldrar" eller "Upptagen moms". Skriv ut formulär som kommer att få dina kunders intresse och uppmärksamhet direkt.
Om ditt företag, varumärke och kund är lite mer formell och traditionell, fungerar standardhälsningen "Kära kund eller kunder" helt bra. Du kan också använda specifika adjektiv, som "lojal kund" eller "värderad kund".
Var inte rädd för att använda en liten personlighet
Beroende på orsaken till ditt e-postmeddelande kan du stämpla din hälsning ännu mer. Meddelar du en försäljning, uppdaterar information om speciella eller nya produkter, eller bara låter dina kunder veta vad som är nytt för ditt företag? Om så är fallet kan något som visar personligheten hos ditt varumärke fungera bra, som "Hello bargain hunters!" eller "Välkommen till vinter, snowbunnies!"
Om du meddelar ett problem som du upplever i ditt företag eller några andra mindre glada nyheter, är det inte lämpligt att göra din första hälsning humoristisk, söt eller genomsyrad av personlighet. I de fallen håller du dig till grunderna.
Se till att du skiljer på och kapitaliserar på lämpligt sätt
Se till att du aktiverar första bokstaven i ditt hälsnings första ord, som i "Kära vänner". Kapitalisera inte alla första bokstäverna i orden i hälsningen, som i "Hallå lojala kunder", vilket inte är grammatiskt korrekt. Använd ett kommatecken snarare än det affärsmässiga kolonet efter din hälsning för att skapa ett vänligt intryck och se till att det är på en rad av sig själv. Börja brevets kropp på linjen nedanför hälsningen.
