Ett arkivskåp hänvisar vanligen till en bit kontorsmöbler som lagrar filer och dokument. Arkivskåp finns i olika storlekar. Vissa har lås för att förhindra obehörig åtkomst, medan andra skåp är lätta att transportera och tillgängliga för alla. Företag med stora delar av filer, till exempel sjukhus, advokatbyråer eller skolor, behåller ofta skåp som inte kan röra sig enkelt.
Grunderna
Det finns flera sätt att föra dokument. För att utveckla ett systematiskt tillvägagångssätt bör du analysera informationen som ska lagras i filerna. Brainstorm olika sätt så att du kan välja den bästa metoden. Om du till exempel behåller register över leverantörer av bildelar så kan du fila med hjälp av ett alfabetiskt tillvägagångssätt baserat på företagsnamn. Du kan också skapa en metod för att skilja leverantörer efter region (t ex syd, väst, öst, internationellt). Om du behåller register över reptiler, kan din metod innebära att du organiserar reptiler med sina vetenskapliga namn eller vid det datum då filen skapades.
Dokumenthantering
När du väl har utformat en tillfredsställande metod, se till att skriva ner den så att andra människor kan förstå och följa arkiveringssystemet. Du bör också se till att filerna är korrekt bevarade eftersom ditt system snabbt blir ineffektivt om filerna är ofullständiga (t ex saknade data) eller felaktigt lagrade (t ex arkiveringskategorier ignoreras). Om du till exempel separerar könen i färg, måste personer som skapar filer komma ihåg att skilja män och kvinnor.
Du måste förutse tillväxt och lägga till extra skåp eller utrymme efter behov. Annars kommer inspelningarna att fyllas för hårt. Också överväga hur man skiljer aktiv från inaktiva filer och, när så är fallet, när man ska förstöra eller stryka inaktiva filer.
överväganden
Många företag genomför dokumentorganisationssystem som använder originaldokument eller hårddiskar. Men innan du skapar ett nytt arkivsystem bör du undersöka virtuella alternativ. Till exempel kan du köpa ett program och mata in data till antingen en intern eller webbaserad server. Även om du för närvarande har ett arkiveringssystem, bör du utvärdera tid och kostnad för överföring av data med potentiella kostnadsbesparingar och effektivitet för digitalt eller webbaserat lagringsutrymme. Advokatbyråer som använder Needles case management-programvara kan tillbringa betydande tid överföring av data, men när systemet är fullt fungerande finns otaliga fördelar, som möjligheten att komma åt filer från avlägsna platser.
