När du skriver en rapport som ska presenteras vid ett möte måste du följa några grundläggande riktlinjer, varav du förmodligen har lärt dig i skolan. Du måste till exempel vara säker på syftet med din rapport, du måste fokusera på en exakt definierad ämne och du måste skriva med din publik i åtanke.
Vet i förväg utbildnings- och arbetsbakgrunden för mötesdeltagarna. Detta hjälper dig att veta hur mycket av ämnet du behöver förklara. Tänk dig att du utarbetar en rapport om antalet olyckor vid vissa stadskorsningar som kommer att presenteras vid nästa möte för trafikkommittén. Om tre av de fem kommittémedlemmarna har bakgrund i brottsbekämpning behöver du inte förklara fraser som "navigera en tur".
Kom ihåg din engelskspråkiga lärares högskoloråd: Försök inte att ta itu med universum. Skriv om ett mindre segment av ditt huvudämne. Det gör din rapport lättare att förstå. Till exempel kan "fotgängaresäkerhet" vara huvudämnet för en trafikstudierapport, men din rapport är begränsad till en del av det ämnet - förbättrar säkerheten vid två korsningar.
Se till att du ger tillräckligt med sammanhang i din introduktion och slutsats. Det hjälper mötesdeltagarna att förstå betydelsen av dina förslag. Om din rapport exempelvis rekommenderar att du anställer extra poliser för att arbeta i kommunaldomstolen, skulle din introduktion förklara kommunens årliga kamp för att kompensera för ökningstider i övertid som betalats till poliser. Slutsatsen skulle upprepa hur detta förslag bara är en av många som kan hjälpa kommunen att plugga hål i sin budget.
Låt titeln på rapporten föreslå om mötet har planerats för att lösa problem eller att ge information.Till exempel, om en chef har kallat mötet för att informera lagmedlemmar om att kvartalet har ökat, kan titeln vara "Tredje kvartalsförsäljning: Påverkan av nya kundserviceprocedurer".
Rapporter är vanligtvis inriktade på att påverka någons handlingar. Nämn den feedback du förväntar dig - och från vem. Till exempel kan en skola superintendent rapport om en ökning av studenttest poäng rekommendera styrelsen godkänna en resolution som förvandlar ett pilotprogram till en permanent.
