Rapportering om bidrag som din organisation mottog är en viktig aspekt av förhållandet mellan bidragsinstitutet och bidragsmottagaren. Bidragsrapporter ger information om aktiviteterna i det ursprungliga bidragsförslaget, nya resultat, fallgropar, framgångar och ekonomi. Att vara ärlig, tydlig och kommande i en bidragsrapport hjälper bidragsinstitutet att mäta sin inverkan och lära av din organisations erfarenhet. Det är viktigt att rapportera om de specifika leveranser och aktiviteter som föreslås i det ursprungliga bidragsförslaget. Bidragsrapporter innehåller vanligen en omslagsbrev, omslag, berättelse och ekonomi.
Samla in information och delegera uppgifter
När du börjar skriva en bidragsrapport vill du bli kristallklar om de specifika förslagen du har föreslagit i bidragsförslaget och vara mycket bekant med det projekt som finansieras med detta bidrag. Se bidragsförslaget och bevilja utmärkelsesbrev.
I god tid före rapportens deadline, få hjälp från cheferna för de ordinarie avdelningarna du behöver för att slutföra bidraget. Till exempel konsultera ekonomi och redovisning av bokslutet, programpersonal för fältrapporter, verkställande direktör för signatur och kommunikation för bilder.
Samla in de olika materialen och håll dem på fingertopparna, eftersom du sätter dem alla ihop i rapporten.
Skriv omslag och berättande avsnitt
Den första sektionen är omslaget och kräver grundläggande kontaktinformation och data som länkar din bidragsrapport till ditt ursprungliga bidragsförslag. Det här avsnittet innehåller din organisations juridiska namn, datumintervallet för projektet som beskrivs i bidraget, namnet på verkställande direktören eller din företags organisation, namnet på den kontaktperson som är mest bekant med det finansierade projektet och bidragsrapporten. Inkludera även din fullständiga postadress, telefon- och faxnummer, e-postadress, projektnamn, bidragsbelopp, bidragsnummer, och syftet med bidraget. Var noga med att all denna information motsvarar vad som finns i den ursprungliga bidragsansökan och prisbrevet. I sidfoten av din rapport anger du ditt bidrags ID-nummer och sidnummer för rapporten.
I det berättande avsnittet förklara hur projektfinansieringen gjorde en skillnad i ditt samhälle eller i livet för de personer du hjälpte till. Du kan ge kvantitativ data och statistik som betygsskala, inkomstnivåer eller betyg. Du kan också tillhandahålla kvalitativa data som enkäter, intervjuer eller berättelser om personer eller familjer som dra nytta av dina tjänster.
Tala om bidragsmottagaren om du upptäckte något nytt till följd av bidraget. Förklara i detalj om något oväntat inträffade, bra eller dåligt.
Berätta bidragsmottagaren om du arbetat i samarbete med andra organisationer och hur det påverkat projektet. Detta är viktigt eftersom bidragsgivare värderar samarbete mellan organisationer.
Dela alla lärdomar från projektet. Beskriv i detalj alla utmaningar som uppstod under ditt projekt och hur du överträffade dem. Om du gör det bra, får du mycket respekt från bidragsmannen. De uppskattar när ideella organisationer säger det som om det är i motsats till sockerbeläggning situationen.
Låt stipendiaten veta vad framtida planer är för projektet. Inkludera finansieringskällorna om projektet fortsätter. Förklara hur du kan förändra projektet med tanke på de nya lärdomarna.
Tack grantmaker för sin generositet att investera i ditt projekt. Uttrycka din tacksamhet. Lägg till ytterligare relevanta kommentarer.
Inkludera ekonomi
Bidragsmottagaren kan begära specifika bokslut som inkomst, kassaflöde och balansräkning. Skicka in de begärda uttalandena för projektåret. Förklara eventuella extrema förändringar i din ekonomiska hälsa från den tid du fick bidragspriset till den tid du rapporterar. Det är bättre att du pekar ut det och har en bra förklaring än att få grantmakeren att upptäcka på egen hand. Var på förhand.
Ge en detaljerad rapportering om medel från bidraget till de specifika projekten. De uppgifter du anger i det här avsnittet ska direkt motsvara din budget i bidragsförslaget.
Om du hade oväntade kostnader, inkludera dem i rapporten och identifiera dem som sådana. Förklara också dessa kostnader i berättningsdelen av bidragsrapporten.
Paketera rapporten
Inkludera ett kort omslag som beskriver innehållet i rapporten som ska inkludera ditt pris-ID-nummer. Brevet ska vara från din organisations verkställande direktör eller president till hans eller hennes motsvarighet vid stipendiemyndigheten. Brevet ska tacka givaren för bidraget igen. Du kan aldrig riktigt tacka nog.
Redigera bidragsberättelsen med hjälp av en annan kollega. Få en slutlig avskrivning från finans på finanserna. Kontrollera att teckensnittet och tonen i rapporten är konsekventa under hela redigeringen.
Bifoga enkäter, diagram, kartor, statistik eller information som samlats för att mäta ditt projekt. Du sammanfattade de viktigaste aspekterna i den berättande delen, men dessa bör göras tillgängliga som referens. Presentera alla data så kortfattat som möjligt.
Använd reklamfästelser sparsamt. Grantmakers är väldigt upptagna och har helt enkelt inte tid att vada om var och en av dina evenemangsflyger, bilder och pressmeddelanden. Välj de bästa två eller tre bilderna, en publicerad eller aired media bit och kanske ett nyhetsbrev från din organisation. Om du väljer att bifoga ytterligare material, se till att det hjälper ditt fall och är direkt relaterat till projektet.
Få en underskrift från en auktoriserad företrädare för din organisation - troligen samma person som signerade bidragsansökan.
Skicka in tid
Skicka bidragsrapporten i mediet och läget dikterat i tilldelningsbrevet. Bidragsinstitutet kan begära ett e-postmeddelande, ha en onlineportal eller föredra tre kopior som skickas av USPS-post. Det är alltid säkrast att dubbelkontrollera.
Bekräfta kvitto. Om du inte får en automatisk bekräftelse kan du kontakta den behöriga personalen hos stipendinstitutet för att bekräfta mottagandet av din bidragsrapport.
Spara en kopia för dina poster. Bara om något händer med leverans av din bidragsrapport, måste du vara beredd att lämna en annan kopia till bidragsmannen.
