Att skapa en policy- och procedurhandbok hjälper till att ge tydliga protokoll för konsistens i en organisation. Arbetsgivare lägger fram vad som är acceptabelt beteende inom områden som sträcker sig från klädkod till kundrelationer. Anställda läser det och undertecknar ett bekräftelsebrev och accepterar eventuella förkroppsliganden för att bryta mot policies som fastställts i handboken. Fokusera på nyckelområden när du skriver en policy och procedurmanual för en ideell organisation.
Viktiga fokusområden
Organisation och ledning: I detta avsnitt, ange organisationens uppdrag och visionsanspråk. Specificera icke vinstdrivande status genom att inkludera stadgar och bolagsordning som registrerade hos statssekreteraren. När organisationen är definierad, detaljera nyckelhanteringsroller och arbetsuppgifter. Ett organisationsschema hjälper alla anställda att förstå vem som är ansvarig för vad och kommandokedjan.
Personalavdelning: I avsnittet om mänskliga resurser definierar styrelsens ansvar, hur frivilliga odlas och utvecklas och hur personal utbildas. Inkludera personalpolicyer inklusive beteende, prestationsrubriker, förmåner och regler om ersättning.
fundraising: Nonprofits ges skattefri befrielse via Internal Revenue Service. Denna status är återkallelig om icke vinstsyfte inte utför sig på lämpligt sätt. I det här avsnittet beskrivs hur icke vinstdrivande används för insamling av pengar, inklusive bidrag, donationer, företags sponsorer eller evenemang. Finansiell förvaltning måste också förklaras och beskriver hur budgetar anger vad som går till ideella program och vad som går till verksamheten.
Lagar och förordningar: Beskriv de lagar, skatter och bestämmelser som påverkar ideella verksamheter. Dessa inkluderar, men är inte begränsade, till förtal och lobbyverksamhet som bedrivs av organisationen.
Utveckla riktlinjer och förfaranden
Eftersom policyn och procedurhandboken blir avenyn för att hålla människor ansvariga, är det viktigt att utforma politiken konsekvent i format och ton.
policies: Använd en mall för att upprätthålla likformighet med politiken. Varje politik bör ha en politisk titel som anger innehållet. Definiera ett syfte för politiken. Ett exempel på ett politiskt ändamål kan vara, "Att försäkra sig om ett finansiellt ansvar med insamling av insamlingar." Om det finns en lag eller stadga som gäller policyn, ange detta för att ge ytterligare validering till behovet.
Definiera politikens omfattning. Detta kan innefatta om policyn gäller alla, styrelseledamöter eller endast en viss grupp anställda som ett insamlingslag. För stora organisationer, inkludera namn och kontaktnummer för den ansvariga parten som är relevant för den specifika politiken. Ange till exempel kontaktinformationen för juridisk rådgivning med informationen om lobbyregler och regler.
Rutiner: Förklara hur saker görs i enkla steg. Även om politiken och förfarandena kan kombineras i vissa scenarier är förfaranden vanligtvis en separat sektion för nyckelprocesser. Identifiera nyckelprocedurer och felsökningsområden. Detta inkluderar öppnings- och stängningsförfaranden. Utveckla procedurer för felsökning av dator, lösenord eller andra tekniska problem. Skapa processer för eskalerade kundproblem. Eventuell uppgift som kräver konsistens eller kan ha anställda som ifrågasätter att det blir ett förfarande som beskrivs i handboken.
Konsekventa procedurer sparar arbetstid eftersom anställda har resurser för att få saker gjorda utan ledarskap eller stödhjälp eller intervention.
