Vi har alla jobbat i kaotiska kontor - papper och annat material har staplat upp i staplar, personal är frustrerad och osäker på sitt ansvar, och ledningen är inte nöjd med vad personal blir klar. Hur kan du få kontoret att springa smidigt? Att ha tydliga rutiner för att personalen ska följa kommer att hjälpa allt annat att falla på plats - du kommer att ha ett renare kontor, lyckligare och mer produktiv personal och bättre chefer på nolltid.
Föremål du behöver
-
Dator
-
Papper
-
Anteckningsbok
Skapa protokoll
Undersök de delar av organisationen som är oklara genom att skriva en undersökning och mätpersonal. Fråga personalen vad de är oklara om, det är deras roll och ansvar, vilka de rapporterar till, eller hur man gör vissa rutiner korrekt.
Skapa en anställdas handbok utifrån vad anställda behöver förtydligande om. Inkludera även standard företagspolicy, inklusive information om kontorsmiljö. Personal behöver veta att papper måste lämnas in i tid, att räkna ut sina skrivbord innan de lämnar arbete, och att göra sin del för att skapa en ren arbetsyta.
Skapa standard operativa procedurer, eller SOPs. SOP är skrivna instruktioner som definierar vem, vad, var, varför och hur av varje uppgift. Skapa en SOP för varje uppgift som du vill ha personal att följa. Inkludera en sammanfattande paragraf om processen, stegvisa instruktioner om hur man gör det och en lista över resurser om de behöver mer information. Inkludera ett datum i framtiden, 6 till 12 månader bort, när denna SOP kommer att granskas och uppdateras. Ta även med namnet och kontaktuppgifterna för den person i organisationen som ansvarar för det förfarandet - så vet personalen vem du ska kontakta för mer information. Placera alla SOP i en anteckningsbok och gör det tillgängligt för all personal så att de letar efter ett förfarande om de behöver kontrollera något. Skriv nya SOP för nya rutiner som uppstår och lägg till dem i boken.
Utbilda personal och få organiserade
Ge arbetstagarhandboken till alla nuvarande anställda så snart den är klar och till nya anställda när de anställs. Medarbetare kan förbättra hur kontoret körs om de vet vad som förväntas av dem.
Träna anställda på alla SOP som gäller dem. Ta personalen som ansvarar för förfarandet tåg annan personal en-mot-en eller i en grupp. Träna personal på alla förfaranden efter att de utvecklats, så personal är tydlig på vad som förväntas av dem när de gör det.
Håll en rengöringsdag för alla anställda för att få kontoret organiserat. Detta borde inte behöva ske ofta. Efter att ha läst arbetstagarhandboken och utbildats på de nya SOP: erna, bör personalen ha en klar uppfattning om vad man ska göra.
tips
-
Ta personal på en out-of-office reträtt för vidareutbildning.
