Företag använder kontorsadministrationshandbok för att utbilda anställda, skapa eller köpa programvara och förbättra effektiviteten på kontoret. Programvara är en stor del av kontorsoperationer och kräver förfaranden för att definiera datorverksamhet som säkerhet, databasskapande och åtkomst, e-postprotokoll och virusskydd. Procedurhandboken innehåller ofta flödesdiagram som hjälper till att skapa eller köpa programvara som tillgodoser ditt kontors behov.
Kontorsadministratörer ansvarar för att hantera och hantera dokument och dokument. förbereder möten, konferenser och speciella evenemang göra researrangemang och kommunicera med kunder, ledning, leverantörer och personal. En effektiv procedurmanual beskriver kontorets praxis tydligt och med så mycket detaljer som möjligt. En ny medarbetare bör kunna hänvisa till handboken för information om kontorsförfaranden.
Föremål du behöver
-
3-ringsbindemedel
-
Ordbehandlingsprogram
Hur man skriver administrativa kontorsprocedurer
Identifiera förfarandena
Handboken för administration av kontorsadministration kommer att bestå av flera förfaranden. Börja med den högsta nivån, de flesta allmänna förfarandena och arbeta ner till det mest detaljerade. Det bör finnas ett flödesschema på hög nivå som anger hur varje procedur passar in i den kategorin. Flödesdiagram gör det väldigt enkelt att träna nya anställda eftersom det är en grafisk representation av deras arbetsflöde. Exemplet nedan är en enkel illustration av vissa kontorsrutiner.
1. Kontorsrekord
1.1 Inköpstillgångar 1.2 Arkivering 1.3 Mailhantering 1.4 Schemaläggning
1.3 E-posthantering
1.3.3 Ta emot mail -> 1.3.4 Sortera post -> Kräver omedelbart svar? -> Ja -> Markera som brådskande -> Leverera Nej -> Markera inte -> Leverera
När du skriver handboken, lämna skriftliga detaljer för varje underrubrik. Till exempel:
1.3.3 Ta emot mail E-postmeddelandet sorteras i postrummet och levereras till postavdelningen per avdelning senast klockan 10.00. Kontorsassistenten tar upp posten, sorterar den (se 1.3.4) och bestämmer om posten kräver ett omedelbart svar (se 1.3.5).
Samla procedurinformation
Detta är det viktigaste steget i skrivprocessen och kommer att kräva mest tid. Se till att du förstår det förfarande du beskriver och omfattningen av projektet. Förstå publiken för detta förfarande och hur det passar in på högre nivå procedurer. Vem är leverantörerna till förfarandet? Vem är ägare och ämnesexperter? Vem är kunderna? När du har en klar förståelse av ovanstående, följ dessa steg:
- Skriv en uppsättning intervjufrågor. Vad är det som du behöver veta för att skriva en detaljerad procedur?
- Utför intervjuerna och dokumentera resultaten.
- Skapa ett flödesschema som visar ingången till processen, arbetsstegen och utgången.
- Granska flödesdiagrammen som du har skapat med processägarna för noggrannhet.
Skriv ett formulärhandbok
Välj ett format för manualen och se till att hanteringen överensstämmer med det formatet. Skissera hela handboken. Du vill inte skriva om handboken eftersom det inte finns någon överenskommelse om formatet eller innehållet. Använd ett 3-ringsbindemedel så att ändringar och uppdateringar enkelt kan göras. Inkludera följande för varje procedur som dokumenteras:
- Titel
- Introduktion
- Översikt
- Omarbetad datum
- Procedurägare - Använd titlar som lämpligt och undvik att använda personliga namn
- Flödesdiagram med steg för steg beskrivningar
- Definitioner
- Material eller programvara som används i proceduren
- Illustrationer, tabeller, diagram och grafik efter behov
Granska och redigera
Ha handboken granskad av det ansvariga ledningsgruppen, procedurägaren och kunden av förfarandet. Om kunden är extern till organisationen, var noga med att ha ledningsgodkännande innan du begär en granskning.
Du kanske vill ha någon annan än författaren att gå igenom varje steg i processen för att testa dess noggrannhet och fullständighet. Om det finns juridiska hinder, se till att din interna juridiska organisation granskar handboken för överensstämmelse.
Analysera och korrigera eventuella brister som konstaterats under granskningsprocessen och skriv den slutliga versionen. Få slutliga godkännandesignaturer på lämplig nivå innan du publicerar dokumentet.
Utnämna en enda ägare till manualen som ansvarar för att dokumentera uppdateringar.
