Redovisning av bränsleinventering kräver en funktionell metod för mätning av volymen, både vid mottagning och utfärdande av bränsle. Miljöfaktorer kan orsaka en uppfattad lagerbrist; till exempel vid höga temperaturer kan en del av bränslet i opressat tankar förångas och därför inte vara tillgängligt för mätning av vätskevolym eller till och med fly när kärlet öppnas för att manuell mätning ska kunna utföras. Alternativt kan kallt väder orsaka volymkontraktion i flytande bränslelager. Stöldskydd före användning av låsningsmekanismer är också viktigt för att upprätthålla en korrekt bränsleinventering.
Registrera bränslehandel i en loggbok. Företag med flera platser ska ha en loggbok för varje dispenseringsplats, uppdaterad regelbundet av webbplatsens administrativa personal. Företagsledare bör hålla en personlig loggbok för bränslehandel. Delade fordon ska ha sin egen inloggning i tillägg till oberoende förarloggar, så att de två dataseten kan refereras senare. Fordons- och förarloggböcker bör också innehålla det avstånd som reste varje dag för att övervaka bränsleeffektiviteten.
Kombinera regelbundet data från loggböckerna till ett datakalkylblad för att bilda en större bild av organisationens bränsleanvändning. Företag med bränsleförvar kan använda loggboksdata för att bestämma hur mycket bränsle som finns kvar i lager.
Manuellt kontrollera och registrera aktuellt bränsle som lagras regelbundet med hjälp av både de mekaniska indikatorerna och en manuell utmatning. Att jämföra det faktiska bränslebeståndet för hand till det loggade kalkylbladets uppskattning kan varna bolaget till felaktig pumputrustning eller stölder. Enligt Cantest Solutions Inc., bör avdunstning av bränsle inte resultera i mer än 0,125% mätskillnad även på en genomsnittlig sommardag. Skillnader som är betydligt högre än det kan innebära ett problem.
Lås pumpar och gaslock hela tiden när de inte används. Detta förhindrar lager krympning på grund av stöld.
Jämför data från en månad till nästa med hjälp av data från loggböckerna och kalkylbladen. Korsreferens av data kan avslöja trender om bränsleanvändning och kan till och med ge en användbar indikator för underhåll av fordon, eftersom dokumenten spårar varje fordonets bränsleförbrukning.
tips
-
Skapa flera kalkylblad baserat på loggboksdata kan göra det möjligt för redovisningspersonalen att spåra olika faktorer som är relevanta för verksamheten. Vissa företag, som en bensinstation, kan vara nöjda med att registrera enkelt bränsle i och bränna ut rapporter, medan företag som använder flotta fordon kan få användbar insikt från mer komplexa registrering och rapportering.
Varning
Det är viktigt att man manuellt läser avläsningar, speciellt vid hantering av underjordiska bränsletankar. Mekaniska läsningsanordningar kan misslyckas och tankar kan läcka, vilket betyder att det enkla volymtestet med en peck-linjal kan få problem innan det snöbollar in i något svårare.
