Företag som upprätthåller inventarier använder lagersystem för att hantera lagernivåerna i lageret såväl som i fabriken. Sådana företag måste bestämma mellan att använda periodiska lagersystem och eviga inventeringssystem. Med båda systemen måste företaget fortfarande ta en fysisk inventering åtminstone en gång per år. En fysisk inventering ger ett par fördelar för förvaltningen av verksamheten.
Inventory Systems
Inventarisystem uppfyller behoven hos ett företag genom att ge information om lagermängder och dollarvärden. Många inventeringssystem ger information om lagerets specifika lagerplats och kvantiteten som hålls på den platsen. Anläggningsanställda och chefer använder den här informationen för att hitta specifika artiklar för frakt till kunder eller för att avgöra om företaget behöver ombeställa ett specifikt inventeringsobjekt eftersom den tillgängliga inventeringen har minskat. Inventarisystem ger också information till bokföringsavdelningen avseende det totala inventeringsvärdet som ägs av företaget.
Perpetual Inventory
Ett evigt inventeringssystem uppdateras varje gång varuposten får lager från leverantörer och varje gång lageret skickar lager till en kund. Det eviga inventeringssystemet ger lagerbalansen vid vilken tidpunkt som helst. Denna balans uppdateras ständigt. Många företag använder skannrar och streckkoder för att enkelt registrera förändringar i lagerbalanser. Dessa företag skannar lager i lager när de skickas eller tas emot, vilket automatiskt uppdaterar balansen i inventeringssystemet.
Fysisk inventering
En fysisk inventering består i att man manuellt räknar varje inventeringsobjekt och jämför det med den mängd som registrerats i inventeringssystemet. Vissa företag skiljer anställda i två grupper, med en grupp räknar varje objekt och den andra gruppen räknar om varje objekt. Detta gör det möjligt för företaget att jämföra de två räkningarna med den mängd som spelats in i systemet och identifiera potentiella problem med inventeringen. En fysisk inventering gör det möjligt för företaget att korrekt bestämma inventeringsmängder, identifiera nödvändiga lagerinställningar och undersöka avvikelser.
Inventarjustering
Ibland upptäcker företag skillnader mellan de faktiska kvantiteterna i inventeringen och den registrerade inventeringen. När detta inträffar registrerar företaget en inventeringsjustering för att korrigera lagerbalansen i systemet. Justeringskvantiteter härrör från att jämföra den faktiska kvantiteten till systemkvantiteten. Syftet med lagerinställningen är att göra inventeringssystemet lika med den faktiska inventeringen som ägs av företaget.
Lagervariation
Efter att ha utfört en fysisk inventering undersöker ett företag de kvantiteter avvikelser som upptäckts för att fastställa orsaken till avvikelserna. Avvikelser uppstår vanligtvis som ett resultat av anställdas fel, stöld eller förstörelse.
