Ett memo - kort för memorandum - är en skriftlig kommunikation som registrerar information som ska delas med en grupp människor i en professionell miljö. Även om noteringar kan formateras i olika mallar är det viktigt att inkludera de viktiga delarna av ett notat så att ditt memo kommer att fungera som ett effektivt kommunikationsverktyg.
Rubrik
Ett memo måste ha en rubrik som anger avsändaren, adressaten, datumet och ämnet. När du tar med en persons namn i anteckningen skriver du hans jobbtitel efter det. Ta med din egen jobbtitel efter ditt namn i fältet "Från". Rubriken går högst upp i noteringen, som föregår texten. Om notatet är brådskande kan det vara vanligt att du skriver på ordet "Urgent" högst upp på rubriken.
Översikten, som kommer efter rubriken, förklarar kortfattat notatets innehåll. I översikten introducera syftet med notatet, till exempel att presentera en idé eller svara på ett uppdrag som du fick. Överblicket ger läsaren en grundläggande uppfattning om vad memo handlar om, så att hon kan bestämma sig om att läsa memo direkt eller senare.
Sammanhang
Ett memo-sammanhangs avsnitt ger bakgrund till den information som presenteras. Detta hjälper läsaren att förstå memoens anslutning till affärsrelationer. Till exempel kan du skriva "På grund av de avancerade teknikprotokollerna …" Den här frasen och andra tycker om det, hjälper läsaren att lägga notatet i sammanhang med vad som händer i verksamheten.
Uppgifter och lösningar
Om syftet med ditt memo är att förklara vilka uppgifter du ska utföra som svar på sammanhanget, kan du säga det i nästa del av notatet. Till exempel kan du säga, "Jag kommer att titta på marknadsundersökningen för teknik …" Detta ger läsaren en uppfattning om nästa steg du tar. Om ditt notat ska presentera en resolution kan du skriva "Mina resultat slutsatsen att den nya tekniken inte skulle gynna vårt företag eftersom …"
detaljer
Några noteringar kräver att uppgifter tas med. Om du behöver inkludera statistik, data eller marknadsundersökningsinformation, lämna dessa uppgifter i en ny paragraf. Dessa stödjande idéer kallas diskussionsdelen av notatet.
Slutsats
Uppfyll ditt memo med en kort sammanfattning som berättar läsaren vad du hoppas att han fått av att läsa den. Slutsegmentet bör också låta läsaren veta att du välkomnar frågor eller kommentarer till diskussion.
bilagor
Om du hänvisar till diagram, diagram, policy, rapporter, protokoll eller andra affärsdokument i ditt memo, bifogar du dem bakom memo. Inkludera på notisidan en anteckning längst ner som ett eller flera dokument bifogas.
