Så här skapar du en SOP-mall

Standardoperativa förfaranden (SOP) är ett populärt sätt att tillhandahålla konsekvent vägledning till anställda inom en organisation. Ideellt, om du tar någon från gatan, borde den personen kunna fullfölja uppgiften utan annat än en SOP och de verktyg som krävs. En viktig utgångspunkt för någon SOP-portfölj är att skapa en SOP-mall för konsistens. Du behöver ingen fancy programvara eller färdigheter; du behöver bara balansera de nödvändiga elementen och vad du vill ha mallen att se ut.

Föremål du behöver

Dator
Ordbehandlingsprogram

Öppna ett nytt ordbehandlingsdokument. Spara filen med namnet som du vill använda för din SOP-mall och datumet för versionskontroll. Till exempel: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Sätt in ett bord i rubriken. Antalet rader och kolumner i denna tabell är upp till dig; Tänk på att du måste ha minst en cell för SOP-numret, titeln och godkännandet eller det aktuella datumet för dokumentet. Du kan också använda en cell för sidnumret och företagets logotyp eller namn om du vill. Det fina med bordet i rubriken är att det kommer att upprepas i hela dokumentet när du lägger till sidor.

Sätt in ett stort bord på dokumentets första sida. Den här tabellen innehåller ditt SOP-nummer och rubrik längst upp, följt av celler för signaturer till nyckelpersoner, som författaren till dokumentet och godkännande av tjänstemän, med namn, titlar och datum undertecknade. Skriv rubriker för varje cell, till exempel "SOP-titel" för den översta cellen, "SOP Author" för nästa cell och "QA Approval" för lämpligt antal celler.

Skapa avsnitt för introduktion, ansvar, material och utrustning (om tillämpligt) och procedur. Andra avsnitt kan innehålla ordlistor om förkortningar, villkor eller produkter. Eftersom det här är en mall, kanske du vill inkludera en mening eller två som beskriver vad som förväntas för varje avsnitt om du planerar att ha flera SOP-författare.

Formatera dina avsnitt. Ett av de vanligaste sätten att presentera SOP-sektioner är att starta ett bokstäver-, numrerings- eller kombinationssystem för varje sektion. Du kan också använda kulor och bindestreck. Kom ihåg det är lättare när du hänvisar till eller reviderar SOP för att peka på en sektion med bokstaven / numret.Visa vad sekvenseringsformatet ska se ut för varje efterföljande rad i ett avsnitt, t.ex. "A, B, C"; "1, 2, 3"; eller "Al, A2, A3, Bl, B2, B3".

Sätt in ytterligare två tabeller i slutet av mallen. En av tabellerna bör vara för att lista externa referenser eller för bilagor och blanketter som du kan bifoga SOP för versionsändringar. Den andra tabellen kan vara för att dokumentera SOP-versionshistoriken och eventuella orsaker till ändringar. Dessa tabeller kan fortsätta använda det nummererings- / bokstäverformat som resten av mallen använder.

Spara dokumentet som en skrivskyddad mallfil. Det här hjälper till att hålla din mall överskrivad av misstag genom att tvinga användaren att spara dokumentet under ett annat namn om det ändras.