Vad är budgetcykel? Det är de olika faserna av budgetplanering och genomförande genom olika budgetperioder. En företagsbudget går vanligtvis i faser som totalt ger en fullständig budget livscykel. Oavsett sitt fokus börjar budgetcykeln med planering och slutar med en noggrann utvärdering. Även om termerna som används för att identifiera de fyra faserna inom cykeln kan skilja sig åt mellan företag, är målen för förberedelser, godkännande, genomförande och revisionsfaser av budgetutveckling och genomförande i allmänhet desamma.
tips
-
De fyra faserna är allmänt kända som budgetens förberedelse, godkännande, genomförande och revisionsfaser. Dessa termer kan skilja sig åt mellan företag.
Budgetcykelns roll i olika affärsområden
Varje företag har en driftsbudget. Inom företaget har varje avdelning vanligtvis också en budget. I många fall delas budgeten i två eller flera ändamålsspecifika budgetar, som en marknadsbudget och en budget för underhållande kunder. Specifika projekt har också egna budgetar och ofta olika budgetfaser att hantera. På alla nivåer använder företag budgetar för att hålla reda på sina utgifter och balansera sina utgifter med sina övriga utgifter för att göra vinst. Olika budgetperioder kan kräva olika budgetar, t.ex. specifika kvartal.
Blueprinting i beredningsfasen
Budgetberedning är en tidskrävande process som vanligtvis tar mellan tre och sex månader att slutföra. Under denna fas gör avdelningscheferna - eller ägaren - planer, prioritera utgifter, knacknummer och utveckla en preliminär budgetplan. Eftersom de flesta företag förbereder separata budgetar för varje avdelning eller division och sedan kombinerar dessa senare kan steg i budgetberedningsfasen upprepa sig innan man skapar en preliminär budget som går igenom godkännandefasen.
Få budgetgodkännande
Längden på godkännandefasen beror vanligtvis på storleken på ett företag och dess organisationsstruktur. Till exempel innebär budgetgodkännandeansvar i ett litet företag med en platt organisationsstruktur att det bara handlar om ägaren, eller ägaren och några nyckelchefer. Däremot tilldelar medelstora och stora företag som karakteriseras av en formell, hierarkisk organisationsstruktur typiskt godkännandeansvar för styrelser, kommittéer eller auktoriserade chefer på högre nivå. Budgetgodkännanden kräver ofta mycket diskussion och samförståndsröstning innan godkännandefasen är klar.
Genomföra budgeten
Genomförandet eller genomförandet av budgetens livscykel löper oftast från början till slutet av budget- eller kalenderåret. Regelbunden, konsekvent övervakning för att säkerställa att avdelningar följer budgetbegränsningar och för att upprätthålla intern kontroll är avgörande under denna fas. Om justeringar blir nödvändiga under året kan delar av en årlig budget återgå till förberedelsesfasen och gå igenom cykeln igen. Om övervakning avslöjar skillnader som betydande kostnadsöverskridanden eller utgifter som inte överensstämmer med budgetanslag, kan en internrevision ske före årets slut.
Revision i slutet av året
Revisionsfasen - som består av internrevision, extern revision eller båda - sker vanligtvis efter det att räkenskapsåret slutar. Grundlig granskning av bokslutskommunikéer och uttalanden i slutet av året ger sätt att bedöma överensstämmelse med budgetbegränsningar och avgöra huruvida prognoser som använts under de olika budgetperioderna var korrekta. En utvärderingsrapport som skapats av revisionsgruppen, som innehåller rekommendationer för det kommande året, kompletterar både revisionsfasen och det aktuella årets budgetcykel.
