Finns det något mer förvirrande än att gå in på ett nytt kontor på din första arbetsdag och inte ha någon aning om vad du ska göra, mycket mindre där du hittar badrummet? Med en liten planering (och ett långt minne om hur det var att vara en nybörjare själv) kan du designa en handbok för arbetstagarorientering som gör första-timers känna sig riktigt hemma.
Identifiera syftet och omfattningen av handboken. Är det att gå nykomlingen genom steg-för-steg-processen för att utföra specifika uppgifter? Är det att presentera henne för företagets historia och politik, regler för lämpligt beteende och standardformulär och rutiner för deltagande, semester och sjukskrivning? Eller är det en kombination av båda?
Beskriv listan över ämnen som ska behandlas i handboken och bestämma om du vill skriva hela handboken själv eller delegera delar av den till kunnig personal. Detta beslut kommer att baseras på arbetets komplexitet och hur ofta manualen behöver uppdateras för att hålla tak i företags tillväxt och införandet av ny teknik.
Samla in och kopiera befintliga dokument för att kunna inkluderas i handboken. Dessa kommer att innehålla sådana saker som arbetsspecifikationerna för den nya medarbetarens position, standardiserade formulär, företagets uppdragsberättelse och / eller senaste årsredovisning, ett organisationsschema, en kontorsplan, en lista över anställda tillsammans med deras titlar och deras kontorsnummer nummer, sexuella trakasserier och kanske en kopia av det senaste företagsnyhetsbrevet.
Bestäm vilka ämnen som ska skrivas från början. Till exempel kan anställda som inte bara är nya till företaget men också nya till staden uppskatta en lista över närliggande restauranger, affärer och postkontor. Om det finns oskrivna traditioner som skulle vara intressanta för nykomlingar att veta, skulle det vara ett bra ställe att nämna dem. Till exempel kanske det finns en divisionspotluck hålls en gång i månaden för att fira födelsedagar, eller kanske finns en yoga-klass på plats som möter varje fredag under lunchtiden.
Behöver råd från några av de senaste anställda. Fråga dem vilka typer av material som skulle ha varit till hjälp att ha på sin första dag och hur de gick för att hitta den information de behövde.
Ta med ett välkomstbrev från arbetstagarens handledare eller till och med bolagets president. Detta brev bör uppmuntra mottagaren att bidra med idéer till handboken om han ser sätt att innehållet kan förbättras och / eller utvidgas.
Skriv ut reglerna för vad som utgör lämpligt kontorbeteende. Du kanske vill inkludera förbud, till exempel på att använda kontortelefoner för personliga samtal, surfa på Internet, skicka externa e-postmeddelanden eller köra ett företagskort för att köra erenden. Om medarbetarens skrivbord eller kontor står klart för företagets kunder och besökare, måste du också ange regler för konstverk, växter, skrivbordsprodukter, fotografier, radioer etc.
Definiera vad företagets klädkod är.
Organisera allt material i ett 3-ringsbindemedel som kan ges till arbetstagaren på den första arbetsdagen.
Rekrytera extra ögonpar för att korrekt läsa innehållet.
Inkludera ett avskrivningsblad för att arbetstagaren ska erkänna att hon har fått orienteringsmanualen och att hon ska ansvara för att granska alla material inom.
tips
-
Eftersom en anställningsanvisningsmanual kan betraktas som ett pågående arbete kan du överväga att producera en onlineversion som alla anställda kommer att kunna komma åt och om nödvändigt uppdatera sina minnen om företagspolicyer. Om praktiskt taget, ska varje anställd i din organisation förbereda individuella skrivbordshandböcker som tar upp alla sina ansvarsområden. Detta är inte bara tillrådligt att ha till hands som ett tidsbesparande träningsverktyg om / när de meddelar men också tillåter tillfällig personal att enkelt fylla i om arbetstagaren går på längre semester eller är sjukledig.
Varning
Lämna aldrig viktiga steg från en förklaring av hur du utför en uppgift. Ännu något så enkelt som att berätta för dem var "på" -knappen finns på en maskin eller i vilken låda vissa dokument hålls kommer att bli mycket uppskattat av en nykomling.
