När anställdas prestation sjunker under företagets förväntningar utvecklar många arbetsgivare prestationsförbättringsplaner. Syftet med en prestationsförbättringsplan är att ge medarbetaren en chans att åtgärda prestandabrister med hjälp av en strukturerad metod som innehåller handledarvägledning och regelbunden övervakning för att mäta framsteg. Vissa prestationsförbättringsplaner är den sista möjligheten att en anställd måste vara anställd. Konstruera därför planer med strikta riktlinjer som beskriver konsekvenser som en anställd får kännedom om när du skriver planen.
Granska medarbetarens prestationsbedömning för den aktuella utvärderingsperioden. Jämför det med prestationsbedömningar för tidigare utvärderingar för att avgöra huruvida medarbetaren har visat kunskaper i det förflutna angående aktuella problem.
Ange prestandanormer där arbetstagarens prestation inte överensstämmer med förväntningarna. Till exempel, om prestandanormerna indikerar en kundservice agent måste behålla 85 procent tillfredsställelse på kundernas feedback, en anställd vars rating bara 60 procent behöver förbättras. Områden för förbättring kan innefatta kommunikationsförmåga, kundsupport och eventuellt förhandlingar och konfliktlösningsförmåga.
Diskutera medarbetarens styrkor och hur man använder dessa färdigheter för att förbättra på områden där hans prestanda behöver förbättras. Till exempel kan en anställd som demonstrerar utmärkt kunskap om att tillhandahålla kundsupport via telefon kan arbeta med att överföra de goda kommunikationsförmågorna när de hjälper kunderna i ansikt-till-ansikte interaktion. Fråga medarbetaren om hur han kan förbättra, till exempel kompetensutbildning eller en-till-en-vägledning från en handledare eller en erfaren anställd.
Ange områden för förbättring i enlighet med deras prioritet. Kritiska områden kommer först, följt av områden där arbetstagaren kan göra efterföljande förbättringar eller mindre justeringar. Överväg att integrera mindre anpassningar för förbättring om de är relativt enkla lösningar som arbetstagaren kan lösa omedelbart.
Dokumentera medarbetarens feedback och handledarens rekommendationer. Konstruera en skriftlig plan som visar prestanda brister, enligt prestandanormerna. Dessutom lista de aktiviteter som arbetstagaren ska vidta för att förbättra och de resurser som krävs för att förbättra.
Planera milstolpar för att övervaka framstegen på prestationsförbättringsplanen. Om till exempel planens varaktighet är 45 dagar, ska veckovis uppföljningskonferenser med en handledare avslöja inkrementella förbättringar.
Ange konsekvenserna av att inte följa villkoren i prestationsförbättringsplanen. Beroende på områden och typer av förbättringar kan borttagning från position eller till och med uppsägning härröra från en anställd som inte uppfyller villkoren i planen.
Få en överenskommelse från arbetstagaren om villkoren för prestationsförbättringsplanen. Ge arbetstagaren en kopia av planen och be honom att underteckna det för att han förstår kraven och konsekvenserna.
Fäst en kopia av den nuvarande prestationsbedömningsplanen till prestationsförbättringsplanen och lägg båda dokumenten i medarbetarens personalfil.
