Medan e-post och andra former av digital kommunikation har överskridit faxet med avseende på popularitet skickar många företag och individer fortfarande fax. Faxar är speciellt användbara när man skickar ett signerat dokument när en digital fil i ett papperskopia inte är tillgängligt och när avsändare eller mottagare inte har tillgång till en dator eller PDA. När du har skapat en faxmall kan du använda den om och om igen.
Föremål du behöver
-
Dator med ordbehandlingsprogram och skrivare
-
Penna
-
Papper
Skapa ett standard 8-1 / 2-för-11-tumsbehandlingsdokument med ett horisontellt textblock överst, två korta kolumner under och en stor textruta under kolumnerna.
Ta med ditt telefonnummer, faxnummer och adress i det horisontella textblocket högst upp i dokumentet. Lägg till din företagslogotyp, om tillämpligt, i det vänstra hörnet av det horisontella blocket.
Lägg till din mottagarens namn, företagsnamn, om tillämpligt, faxnummer och telefonnummer i den vänstra kolumnen under ditt horisontella block. Skriv också "Re:" och inkludera ett ämne för ditt fax (till exempel "Dagens order" eller "Juli-försäljningsfigur").
Skriv i ditt namn, företagsnamn, om tillämpligt, faxnummer och telefonnummer i högra kolumnen. Inkludera antalet sidor, inklusive omslaget du skickar. Skriv i det datum då du skickar faxet. Om du skickar faxet till ytterligare personer lägger du till "CC:" och skriver namn / namnen på mottagaren (er) och företagsnamn, om tillämpligt.
Inkludera eventuella ytterligare meddelanden som du har för mottagaren i rutan längst ner på sidan.
Proofläs ditt dokument för typsnitt, felstavningar och grammatiska fel, eftersom misstag som dessa kan få dig att se oprofessionellt.
tips
-
Du kan skriva ut täckplåten och skriva i din text, eller du kan skriva din information i ditt textbehandlingsdokument. Den senare är att föredra, eftersom ibland handskrift inte sänder så tydligt som tryckt text.
