Om du är lyckosam att ha flera leverantörer som vågar för ditt företag, uppmanar dig till dyra luncher och visar tack med gåvor, akta dig. Till synes vänliga gester som dessa kan överträffa etiket i upphandling genom att påverka dina inköpsbeslut. Även om du inte påverkas kan bara utseendet på oegentligheter skada din egen och företagets rykte.
Etiska problem i inköp
Institutet för Supply Management har antagit tre principer för inköp av chefer och anställda att komma ihåg i sitt arbete:
- Håll integritet i dina beslut och handlingar.
- Alltid sträva efter det bästa värdet för din arbetsgivare.
- Var lojal mot ditt yrke.
Av dessa principer utarbetade ISM standarder för inköp av proffs att följa för att se till att de behåller hög etik i upphandling. Dessa standarder inkluderar att fungera korrekt med leverantörer och inte låta dina beslut påverkas av leverantörer. En annan standard är att avstå från att ingå avtal som garanterar ett ömsesidigt arrangemang eller en som kan störa din arbetsgivares intressen.
Exempel på oetisk beteende
Naturligtvis vill du främja bra relationer med dina leverantörer och potentiella leverantörer. Men även till synes ofarliga handlingar kan tjäna som exempel på oetiskt beteende vid upphandling.
Exempel: Alla måste äta, så vad är skada i lunch med en potentiell leverantör för att diskutera detaljer?
För det första kan du bli för vänlig, till den punkt som du vill göra affärer med den här försäljaren, även om hans prissättning och villkor inte är det mest gynnsamma. Han är så snäll att du är benägen att ta honom till hans ord när han beskriver leveransvillkor som verkar för bra för att vara sanna. För det andra, om du inte lunchar med varje enskild leverantör som närmar dig, visar du favoritism.
Exempel: En potentiell leverantör erbjuder dig priser på grundval på lager som ditt företag använder regelbundet. I gengäld accepterar du att meddela dem när andra leveranser kommer att gå ut för bud.
Det kan tyckas att denna situation är harmlös eftersom du fortfarande ger andra leverantörer chansen att bjuda och du planerar att överväga alla erbjudanden ganska. Men genom att ge en förhandsmeddelande anmälan ger du dem den orättvisa fördelen att ha mer tid att förbereda sitt bud och att få sina bud till dig innan andra leverantörer. Kanske kommer det att förändras vad deras bud skulle ha varit om det gav mindre tid. kanske det inte kommer det. Men det är inte rättvist att ge en säljare en fördel av något slag över de andra.
Exempel: En leverantör till vilken du nyligen tilldelat ett kontrakt skickade en tackkista av din favorit brandy, biljetter till ett sportspel eller ett litet kupongkafé presentkort. Eftersom det är en tackgåva, påverkar det inte ditt beslut, så du accepterar det.
Det finns många etiska problem med att acceptera gåvor, även de med små dollarvärden. Visst har det inte påverkat ditt beslut om det här är första gången du har använt den här säljaren. Men om du väljer att använda dem igen, hur vet du att du inte påverkas av sin tankeväckande gåva? Det kommer att visa sig för andra i branschen som du kanske har påverkat. Hur som helst kommer du att bli känd för att du accepterar gåvor som bekräftar ditt rykte och ditt företags namn sedan du är deras inköpsagent.
En fråga att fråga dig själv i alla dina beslut om upphandling är: Går denna åtgärd till mitt företag? Gåvor gagnar dig, inte ditt företag. Även om gåvan var för företaget skadar det snarare än att hjälpa företaget genom att ge företaget ett dåligt rykte.
Säkra hög etik i upphandling
Om du är en företagsägare eller upphandlingschef, finns det steg du kan vidta för att ditt företag ska behålla etiken vid upphandling.
- Skriv ut företagets etiska etikett med specifikationer för upphandlingsavdelningen.
- Träna alla inköp av anställda på dessa etiker, vilket ger exempel på etiska och oetiska handlingar. Detta är en idealisk plats för rollspelare och inköpsmedelsåtgärder.
- Låt medarbetarna veta att ledningen kommer att granska upphandlingskontrakt, och oanmälda revisioner kommer också att göras. Var noga med att följa med båda, så företagets ställning på de etiska frågorna vid inköp förstås och följs av alla.
