Hur spåras träning i Microsoft Office

Utbildning är hjärtat i alla affärsoperationer. Om du undervisar kundhälsning och service eller använder sofistikerad teknik, har företag som är engagerade i träning, njut av mer effektiv och produktiv personal och levererar bättre kundservice än dem som inte gör det. Vissa företagskategorier har lagligt uppdragsutbildningskrav. Microsoft Office Suite har två alternativ för spårning av personalutbildning: Microsoft Excel eller Microsoft Access. Excel-systemet kan implementeras av alla med grundläggande kalkylbladserfarenhet. Tillgång ger dock mer sofistikerade metoder för rapportering och spårning.

Excel

Gör en lista över de tränings titlar som anställda förväntas slutföra. På ett nytt kalkylblad anger du dessa kolumnrubriker: "Förnamn", "Efternamn" och ämnet eller sessionsnamnet i varje efterföljande kolumn, med så många som behövs. En kolumn för ett anställningsnummer eller annan identifierare kan också läggas till. Välj kommandot "Skriv ut titlar" från gruppen "Sidinställningar" på fliken "Sidlayout" -fliken och skapa "Titel" -raden. Ange "$ 1: $ 1" i fältet "Title Row".

Ange namnen på alla anställda och eventuella identifikationsnummer i lämpliga kolumner.

Välj cell "A1" och håll ner vänster musknapp nedåt, dra för att välja alla rader och alla kolumner i vilka data kommer att anges. Välj kommandot "Format som ett bord" i "Styles" -gruppen på fliken "Hem". Verifiera fältet "Data Range" och markera rutan som säger "My Table has Headers."

Välj alla rader och kolumner i vilka träningsdatum kommer att anges. På fliken "Hem" väljer du det önskade datumformatet från rullgardinsmenyn "Allmänt" i "Nummer" -gruppen. Spara kalkylbladet.

Ange lämpligt datum i rätt kolumn och rad när en anställd fyller i den nödvändiga träningen. Med hjälp av formatet "Tabell" tillåts sortering med ett klick per kolumn när du förbereder rapporter. Spara kalkylbladet efter varje ny datainmatning.

Tillgång

Skapa en ny Access-databas. Byt namn på "Tabell 1" som "Anställd träningsrekord" eller ett föredraget alternativt namn. Öppna "Table Design View" från "View" -gruppen på fliken "Home". Det första fältet, "ID", är som huvudnyckel som standard. Åtkomst kommer automatiskt att numrera det här fältet eller genom att använda fältet "Fältegenskaper", du kan skapa en mask eller annan formatering för att möta dina företagsbehov, till exempel att lägga till de anställdas ID-nummer.

Ange dessa fältnamn och andra fält för att fånga önskade uppgifter, till exempel "Förnamn", "Efternamn", "Utbildningsämne" eller "Datum slutfört". Andra fält att spela in kan innehålla "Grader", "Prestanda" och "Anteckningar eller kommentarer." Ange lämpliga datatyp och formategenskaper. Kom ihåg att välja "Datum / Tid" för fältdatatypen "Datum".

Spara bordet. Byt till "Tabellvy" i "Visa" -gruppen på fliken "Hem".

Välj "Formguiden" från "Forms" -gruppen på fliken "Skapa" för att öppna designdialogrutan. Välj varje önskat "Tillgängligt fält" från den vänstra kolumnen och flytta till kolumnen "Valgt fält" genom att trycka på knappen ">" för enskilda fält eller ">>" för att flytta alla fält på en gång. Klicka på knappen "Nästa".

Välj önskad layout för formuläret från dialogrutan "Layout". Klicka på knappen "Nästa". Namn "Formularen" i nästa dialogruta eller behåll standardmatchningen till tabellnamnet. Bestäm om du vill acceptera den Wizard-utformade formuläret eller ändra designen. Om du ändrar formuläret klickar du på knappen "Nästa". Om du använder standarddesignen klickar du på knappen "Slutför". Spara formuläret.

Fyll i uppgifterna för varje anställd och träningspass när informationen är tillgänglig. Använd "Form" -vy för datainmatning och "Tabell" -vy för att filtrera data och skapa rapporter. Skivor sparas automatiskt när data skrivs in.

tips

Excel möjliggör enkla sökningar och rapporter baserade uteslutande på sortering. Tillgång tillåter sofistikerad registrering och rapportering, så att flera filter kan skapa rapporter per anställd, träningspass eller annat val av fält eller data. Åtkomstfältnamn kan inte ha mellanslag; skapa en vanlig språktext till huvudrapportkolumner. Exempelvis kan ett "TrainingSessionName" -fält vara captioned "Training Session" för rapporter.